ПЕРВЫЙ ВЗГЛЯД
Пакет группового ПО корпорации HyperDesk позволяет небольшим командам браться за разовые проекты
Пакет GroupWorks корпорации HyperDesk открывает новый поворот в групповом ПО, позволяя небольшим группам быстро организовать сотрудничество по проектам без специализированного программирования и выделенных серверов.
GroupWorks работает только под Windows и поставляется с июня по цене $199 (после 30 сентября - $299). Пакет облегчает управление документооборотом в группе до пятнадцати человек. Поскольку он предназначен для одноранговых сетей и работает на ЛВС с протоколами IPX, NetBIOS или TCP/IP, центральная инсталляция не требуется.
Кроме обеспечения сотрудничества пакет GroupWorks содержит некоторые развитые средства распределения заданий, свойственные скорее не групповому ПО, а пакетам управления проектами, а также имеет базовые возможности планирования и Р1М (personal information manager - организатор личной информации), которые полностью реализованы в более специализированных продуктах.
В сравнении со стандартными (и более дорогими) пакетами группового ПО, например Notes корпорации Lotus Development, пакету GroupWorks не хватает поддержки удаленного пользователя, средств работы с документами и связей с электронной почтой; кроме того, он не имеет возможностей настройки.
В порядке информации
Однако не каждому нужно настраиваемое ПО, и простота пакета GroupWorks является его главным преимуществом. Благодаря несложному интерфейсу пользователя, легким в использовании инструментальным средствам распределения заданий и организации сотрудничества по ним, а также возможности включения документов, разработанных в других приложениях Windows, пакет GroupWorks может оказаться полезным в любом деле - от бухгалтерии до инженерии, т.е. всюду, где небольшие группы должны выполнять разовые проекты.
ВОЗМОЖНОСТИ СОТРУДНИЧЕСТВА
Большая часть совместной работы в пакете GroupWorks заключается в назначении заданий, распределении документов и обсуждениях, проводимых участниками проекта с помощью встроенных средств конференций.
Каждый проект GroupWorks подразделяется на три области: работа (задания и деловые встречи, назначенные каждому участнику проекта), обсуждение проекта и контактная информация.
В тестах, проведенных тестовым центром PC Week Labs, календарь и планировщик работ пакета GroupWorks облегчил раздачу заданий и определение сроков их выполнения. Пользователь мог принять задание или отказаться от него, а также обсудить сроки.
Задания могут быть представлены либо в виде диаграммы Гантта, на которой указаны даты их начала и окончания, либо в виде месячного календаря. Все назначенные пользователю задания и деловые встречи появляются в его персональной папке. Возможность работы с календарем удобна также для планирования встреч участников проекта.
Однако пакету GroupWorks не хватает некоторых основных средств работы с календарем, например планирования регулярно повторяющихся встреч. Кроме того, пакет GroupWorks не интегрируется с пакетами группового планирования других изготовителей.
Поскольку пакет GroupWorks поддерживает OLE 2.0, в нем легко привязать к заданию документы от текстовых процессоров и электронные таблицы. С помощью принадлежащего корпорации HyperDesk расширения технологии OLE с именем Network OLE (Сетевое OLE) к документам системы GroupWorks любого пользователя могут получить доступ все остальные участники проекта.
Пакет GroupWorks содержит удобный метод организации движения документов для проверки. Из любого приложения Windows можно создать защищенный от записи документ для ревизии путем печати его через драйвер принтера GroupWorks. Тогда другие пользователи смогут читать этот документ, не имея приложения, в котором он был создан.
С помощью средства Reviewer пакета GroupWorks пользователи могут комментировать проверяемые документы. Эти комментарии (аннотации, выделенные куски и т. д.) хранятся отдельно, что позволяет автору документа отфильтровывать чьи-то комментарии или объединять комментарии нескольких человек.
Кроме работы с документами, пользователи пакета GroupWorks могут обсуждать ход выполнения проекта с помощью небольшой конференционной утилиты, которая позволяет организовать дискуссию между участниками проекта, но не обладает хорошо развитыми функциями поиска, как, например, конференционное ПО Collabra Share фирмы Collabra Software. Однако в GroupWorks вряд ли необходим широкий поиск, поскольку совещания проводятся среди небольшого числа людей по краткосрочным проектам.
АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
Администрирование проекта в GroupWorks возлагается на его инициатора. После создания проекта он приглашает присоединиться к нему других пользователей GroupWorks.
Каждый член команды может добавлять документы к проекту и разрешать другим пользователям GroupWorks доступ к ним. Эти права определяет человек, создавший задание или добавивший к нему документ.
Такая система в большинстве случаев хорошо работает для малых групп, но корпорации HyperDesk следует резко усилить возможности GroupWorks по управлению документами. Программе не хватает развитых средств, имеющихся в других пакетах групповых ПО, например в пакете Open Mind корпорации Attachmate.
В GroupWorks также нет возможностей блокировки файла для защиты от внесения изменений в документ, с которым одновременно работает несколько пользователей. (В такой ситуации GroupWorks предупреждает первого пытающегося сохранить документ о том, что с документом работает кто-то еще, и предлагает записать измененную версию в новый файл.) Компания планирует в следующей версии добавить возможность контроля над редактированием документов с помощью проверок при входе и выходе (check-in/check-out).
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ
Распределение информации о проекте в GroupWorks является простой задачей "публикации", состоящей в направлении информации всем пользователям GroupWorks. Они узнают об изменении состояния проекта (новые задания и деловые встречи, обновление ранее назначенных заданий) через область сообщений, расположенную в нижней части экрана GroupWorks.
Корпорации HyperDesk следует улучшить поддержку удаленных пользователей в пакете GroupWorks. Хотя работа в автономном режиме (off-line) позволяет им сделать локальную копию информации, необходимой для таких работ, как назначение заданий, обсуждение информации о контактах, GroupWorks не создает соответствующих документов автоматически.
Нам удалось это обойти, открывая документы и сохраняя их на локальных ПК вручную. Но так как документы часто являются "живой кровью" проекта, для удаленных пользователей они должны создаваться автоматически.
Те организации, сотрудникам которых приходится много разъезжать, должны внимательно отнестись к тому, как они работают с GroupWorks. Так как пользователи должны иметь доступ к документам и проектам, хранящимся на машинах других сотрудников, возможность работы над проектом окажется сомнительной, если люди, владеющие базовой информацией, выключают свои машины или берут их с собой. Одно из решений - размещать проект целиком на выделенном для него ПК.
С помощью связи пакета GroupWorks с внешними системами электронной почты те, у кого пакет не установлен, могут быть извещены о новых проектах и ходе работ. Однако это было бы легче сделать, если бы пакет имел связи с адресными книгами внешних систем электронной почты, потому что сейчас пользователям приходится вводить адреса вручную.
РАЗРАБОТКА ПРИЛОЖЕНИЙ
Пользователи GroupWorks не могут создавать свои собственные формы, настраивать интерфейс пользователя или как бы то ни было приспосабливать продукт к своим запросам.
Например, имея возможность разделять с другими пользователями доступ к адресам и телефонам ключевых лиц в рамках Р1М продукта, мы не можем добавить свои поля в базу данных по контактам, чтобы хранить больше информации.
ПРОСТОТА УСТАНОВКИ И ОСВОЕНИЯ
Пользователи устанавливают пакет Group-Works на своих системах, и таким образом небольшое число работников может применять его, не мешая работе в сети остальным. Установка прошла очень просто: пакет GroupWorks быстро обнаружил все сетевые протоколы и другие системы GroupWorks, уже работающие в нашей тестовой сети.
| Методика тестирования Тестовый центр PC Week Labs установил GroupWorks 1.0 корпорации HyperDesk на нескольких 466/МХ ПК корпорации Dell Computer на 66 МГц 486 процессорах. Машины работали под управлением Windows 3.11 и были присоединены к локальной сети NetWare фирмы Novell. Мы создали несколько проектов; для тестирования поддержки OLE-технологии мы приложили к заданиям документы из текстового процессора Word корпорации Microsoft и электронные таблицы Excel и распределили это приложения между другими пользователями GroupWorks. |
К пакету GroupWorks прилагается хорошо иллюстрированное и ясно изложенное руководство пользователя. В сочетании с развитой системой встроенных подсказок и обучающей системой это позволяет быстро освоить пакет. GroupWorks также легко попробовать: любой покупатель лицензии может предоставить другим возможность бесплатно пользоваться продуктом в течение 30 дней и лишь потом решать, купить его или нет.
МЭТТ КРЭЙМЕР
