ЗАГЛЯДЫВАЯ В БУДУЩЕЕ
Нужно ли соблюдать правила вежливости в электронной почте
Большинство из нас хорошо понимает, что этикет - вещь серьезная. Если мы идем на деловую встречу, то одеваемся соответственно. Если мы ведем деловой разговор по телефону, то стараемся говорить интеллигентно и профессионально. Если мы посылаем деловое письмо, то стараемся сделать его лаконичным, понятным и хорошо структурированным.
Марк Л.Ван Нейм, Билл Кэтчингс
Так почему же так редко эти правила применяются при общении по электронной почте и горячей линии? Нам доводилось видеть огромное количество очень важных, но плохо написанных, непродуманных и сумбурных писем, пришедших по электронной почте.
Люди сохраняют электронные сообщения так же, как хранят обычные письма. Если письма могут больно ранить, лишить душевного покоя или даже заставить вас обратиться в суд, то и электронные письма способны это сделать.
Многие из тех, кто пользуется электронной почтой и услугами горячих линий, кажется, и не подозревают о том, что такие способы передачи информации по сути своей ничем не отличаются от остальных. Люди, которым и в голову никогда не придет послать вам письмо с обвинением в глупости, запросто делают это по горячей линии на виду у бесчисленного количества свидетелей.
РАЗМЫШЛЕНИЯ АВТОРОВ ПО ЭТОМУ ПОВОДУ
Одна часть проблемы заключается в том, что, работая с. электронной почтой и ведя электронные переговоры, мы подчас не знаем или мало знаем, кому адресуем наши знаки. В такой ситуации легко забыть, что за именами пользователей скрываются реальные люди.
Другая часть проблемы в том, что создавать электронные сообщения одновременно и слишком легко, и слишком трудно.
Слишком легко потому, что отправление письма почти не отнимает у нас времени. И слишком трудно потому, что большинство систем, оказывающих услуги в режиме online, вынуждают пас пользоваться их встроенными редакторами, обычно с весьма ограниченными возможностями.
Кроме того, при пользовании системой электронной почты своей корпорации мы пытаемся выдать на-гора письмо за один проход, но мало кто может написать хороший текст без черновика. Поэтому советуем перечитывать написанное, исправлять ошибки, запуская программы проверки правописания, и не бояться показывать важные письма своим коллегам хотя бы для того, чтобы убедиться, что мы там ничего лишнего не наворотили.
Мы должны относиться к электронным письмам, хотя бы к важнейшим из них, так же ответственно, как к письмам на бумаге. Мы должны ввести правила этикета цифровой связи в своих организациях как стандартную часть неформальной деловой подготовки.
Мы предполагаем, что любой из нас постоянно выигрывал бы, если бы отдавал себе отчет в значимости того, что мы пишем по электронной почте. Буква Е в слове Е-Mail - не от слова "эфемерная" (ephemeral), как может иногда показаться. Электронные сообщения могут храниться так же долго, как и написанные на бумаге, и так же важно обходиться с ними аккуратно.
С Марком Л. Ван-Неймом и Биллом Кэтчингеом можно связаться по MCI Mail по адресам: 668-8916 и 666-8914 соответственно.
МАРК Л. ВАН-НЕЙМ, БИЛЛ КЭТЧИНГС
