В 90-х годах системы поддержки работы групп пользователей (groupware) начали играть ведущую роль на мировой сцене информационных технологий. Особенно популярными они стали после того, как руководители организаций и предприятий осознали те громадные преимущества, которые сулит создание корпоративных сетей, объединяющих работу сотрудников.
Изначально групповое ПО было разработано с целью повысить эффективность совещаний и встреч. Сегодня - это набор компьютерных средств для коллективного решения широкого круга организационных и информационных задач. Среди них - поддержка документооборота, управление деловыми процессами, организация информационных связей между подразделениями.
Первой системой groupware стала электронная почта. Затем были изобретены надстройки над ней: всевозможные календари, информационные системы (как, например, Lotus Organizer 2.х) и подобные им приложения, предназначенные для составления расписаний и координации действий групп пользователей.
Следующей ступенью развития технологии groupware стали продукты, позволяющие совместно управлять и делиться неструктурированной информацией при работе в сети. Фактическим стандартом в этой области, на который ориентируется быстрорастущий рынок группового ПО, стал пакет Lotus Notes - платформа для приложений "клиент-сервер", служащая для разработки и размещения группового ПО. За 4,5 года, прошедшие после выпуска первой версии этой системы, число ее пользователей перевалило за 2 миллиона. В отличие от обычных офисных приложений, дающих возможность только составлять отчеты о транзакциях, приложения Notes являются "впередсмотрящими" - они помогают принимать решения и выполнять их. Благодаря Notes пользователь может просматривать источники информации о потребителях, отслеживать действия конкурентов и следить за ходом продаж. Кроме того, Notes фиксирует весь процесс деятельности фирмы, наблюдает за его состоянием и предупреждает сотрудников о наличии "узких мест". Наконец, эта система позволяет создать "корпоративную память" - хранилище специальных знаний и бизнес-сведений, которые собираются годами. На Западе Notes уже помогла тысячам предприятий сократить бумажную волокиту и улучшить связь между подразделениями, филиалами, сотрудниками. Она повысила производительность при обслуживании заказчиков, управлении операциями сбыта, учета, разработке изделий и во многих других областях коммерческой деятельности.
Независимое обследование результатов развертывания системы Notes в различных организациях, выполненное фирмой IDC, показало, что средняя прибыль на инвестированный капитал в организациях-заказчиках составляет около 200% и при этом резко повышается эффективность труда.
Как программный продукт, Lotus Notes представляет собой объединение пяти технологий:
- документоориентированной базы данных;
- электронной почты;
- средств защиты данных;
системы тиражирования данных;
- средств разработки приложений.
Каждая из этих технологий, взятая в отдельности, достаточно хорошо известна. Но в рамках единой системы они приобрели новые качества.
ОСОБЕННОСТИ БАЗЫ ДАННЫХ LOTUS NOTES
Основой базы данных Notes является отдельный документ, который может иметь как неструктурированное, так и структурированное содержимое. Структура Notes-документа определяется бланком, который содержит несколько полей. Например, документ по обслуживанию заказчика может содержать поля для записи даты, идентификатора заказчика, имени оператора, текстовое поле для свободной записи, поле для отражения состояния запроса, а также расширенные поля. Последние и составляют основу разнообразия документов. Они могут содержать текст со всеми его стилевыми атрибутами, графику, таблицы, звуковые и видеосообщения, объекты из других программ.
Пользователи просматривают отображения, или, как они названы в русскоязычном интерфейсе, виды (views), Notes-документов . Виды позволяют просмотреть перечень документов с их ключевыми полями. Обычно они настраиваются по избирательным и сортирующим критериям, таким, как дата, приоритет, автор, категория и т. п. Видами можно пользоваться как динамическими таблицами содержимого базы данных. К тому же для каждого пользователя Notes помечает документы как прочитанные и непрочитанные, и эта информация пересылается из индикации в индикацию.
Разработанный фирмой Verity механизм полнотекстового поиска позволяет индексировать и отыскивать Notes-документы на основании пользовательских запросов и, выводя их на экран, сортировать либо по степени соответствия критериям поиска, либо в том порядке, который указан пользователем.
Для того чтобы можно было отслеживать многочисленные изменения, вносимые в документ различными пользователями (а в этом и состоит коллективная работа!), Notes позволяет обрабатывать версии документов. Как это происходит? Каждое редакционное изменение регистрируется либо в качестве основного документа, либо в качестве отклика на исходный документ. Таким образом, изменения, внесенные одним пользователем, не перезаписываются, когда другой пользователь сохраняет свои поправки. Если функция автоматического сохранения версий не активизирована, Notes все же помечает противоречия редакцинных изменений специальным флагом.
Кроме того, средства Notes отслеживают прохождение документа по различным стадиям работы над ним, позволяя отказаться от бумажных носителей. Это делает Notes незаменимым в таких областях, как работа над проектами, ведение переговоров по контракту, ведение дискуссий, обслуживание заказчиков, учет в торговых и складских операциях. Макросредства Notes позволяют активизировать те или иные события и задавать достаточно сложный путь передачи документа, включая ветвления и возвраты.
Современные предприятия, модернизируя свою структуру, создают расширенные рабочие группы. Система Notes в этом случае помогает устранить организационные перегородки и связать ранее обособленные подразделения (например, ком-ммерческий и конструкторско-технологический отделы и руководство).
Пользователи Notes, независимо от их местонахождения могут иметь одинаковый доступ к совместно используемым данным благодаря механизму репликации (тиражирования), позволяющему легко копировать изменения, вносимые в базы данных Notes. Для репликации используются обычные коммутируемые или выделенные телефонные каналы или другие сети передачи данных.
Администратор может управлять процессом репликации, указывая, что, когда и как часто надо обновлять.
При этом сотрудники, работающие дома или находящиеся в командировке, могут время от времени связываться с сервером Notes своей организации через модем. Во время сеанса связи происходит синхронизация их копий баз данных с центральной копией.
Серверы Notes нескольких отдаленных офисов можно объединить в глобальную сеть с помощью модемов и коммутируемых или выделенных телефонных каналов. Серверы соединяются друг с другом в запланированные периоды времени, и базы данных тиражируют изменения в документах, списки управления доступом и конструктивные элементы, такие, как бланки и "виды".
ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ В NOTES
Система Lotus Notes использует схему шифрования RSA Public-Key/Private-Key. Напомним, что это единственная схема шифрования в мире, которая до сих пор не обнаружила слабых мест. Достаточно упомянуть, что Национальным управлением безопасности США она отнесена к разряду военного имущества, поэтому разрешено экспортировать только модифицированную версию этой технологии. Используя криптографию и другие средства, Lotus Notes обеспечивает четыре уровня защиты: опознавание, управление доступом, шифрование на уровне документа, бланка или поля и электронные цифровые подписи.
И ЕЩЕ ОДИН УРОВЕНЬ ЗАЩИТЫ...
Этап накопления в организациях аппаратных и программных средств, похоже, вошел в стадию насыщения. Следующий этап - создание при существующих ресурсах эффективных систем документооборота. Еще одна особенность Notes, а именно ее многоплатформность и кросс-платформность, позволяет защитить уже сделанные вложения организации-заказчика.
Этап накопления в организациях аппаратных и программных средств, похоже, вошел в стадию насыщения. Следующий этап - создание при существующих ресурсах эффективных систем документооборота |
Это обеспечивается тем, что Notes функционирует на различных платформах серверов и клиентов. Все клиенты независимо от платформы, могут обращаться ко всем серверам, обмениваться информацией, посылать и получать сообщения по электронной почте, при этом все они полностью поддерживаются системой Notes. Клиентская версия Lotus Notes доступна для всех популярных платформ, включая
Windows, Windows NT, OS/2, Macintosh и Unix. Версия для сервера доступна для Windows, OS/2, Novell NetWare и Unix. Существует русифицированная версия 3.1.5 клиента для Windows. При этом коммуникационные модули используют стандартные транспортные протоколы (NetBIOS, IPX/ SPX, TCP/ IP, X.25 и другие).
ПРИЛОЖЕНИЯ ПОД NOTES -ЭТО НЕСЛОЖНО, НО НУЖНО
Разнообразные приложения для Notes, которые являются применительно к этой системе базами данных, - это суть любой корпоративной Notes-ориентированной системы. Без них она сравнима разве что с функцией без аргументов.
Система Lotus Notes предлагает широкий набор средств проектирования, примеры их применения и шаблоны документов, благодаря чему создание прототипов баз данных становится легко выполнимой для программистов заказчика задачей. Действительно, для разработки самых простых приложений достаточно нескольких часов - нужно только изменить шаблон, чтобы получить необходимые заказчику прикладные программы (базы данных). Ну а для создания более сложных прототипов с использованием меню конструкторских возможностей Notes может потребоваться несколько дней.
На Западе число используемых приложений достигает нескольких десятков и даже сотен. Особенно популярны такие приложения, как: "внешние контакты с клиентами" (взаимоотношения, контакты, текущая деловая переписка), "справочники фирм и их адресов и телефонов", "переписка", "рабочее место секретаря", "контроль и координация выполнения проектов и мероприятий", "контроль за работой с клиентами", внутренние электронные библиотеки документов по различным предметным областям, базы данных для поддержки электронных дискуссий, новости и информационные рассылки, картотечные системы, справочные системы типа "Help desk" с информацией о предлагаемой продукции и оказываемых услугах.
"Нам понравилось, что для создания собственных приложений не пришлось использовать языки высокого уровня. Простота разработки и модификации приложений под Notes - это то, что нам нужно", - отметил Ал Селецки, менеджер систем разработки и исследований фармацевтической компании Abbot Laboratories. В этой международной корпорации с годовым доходом 8,4 млрд. долларов, производящей и продающей диагностические и лечебные препараты, трудится почти 50 000 человек. Lotus Notes соединяет разбросанные по всему миру лаборатории корпорации. В результате инженеры, ученые-химики и менеджеры находятся в тесном контакте, что, понятно, повышает продуктивность их деятельности. При помощи Notes ученые могут делиться опытом и получать вознаграждение, пропорциональное их вкладу, так как на каждом документе стоит метка его создателя. Вместе с тем благодаря эффективным средствам защиты технологические секреты остаются открытыми лишь для определенного круга пользователей системы. Наконец, мощные поисковые средства Notes позволяют сотрудникам быстро получать качественную информацию, относящуюся к их полю деятельности, значительно экономя их время.
31 августа корпорация Lotus Development сообщила о том, что Lotus cc:Mail и Lotus Notes установлены в совокупности на 10 миллионах рабочих мест. По утверждению исследовательской фирмы IDC, этот рубеж делает Lotus крупнейшим поставщиком коммуникационных программных продуктов и программного обеспечения для коллективной работы.
Причина быстрого увеличения рынка Notes - это еще и результат работы своеобразной индустрии Notes, которую Lotus сформировала во всем мире. Продвижением продукции Lotus занимаются более 10000 бизнес-партнеров, которые разрабатывают приложения, обучают пользователей, оказывают консультационные услуги и предлагают решения на базе Notes и cc:Mail. Каждый месяц более 20 000 пользователей, системных администраторов и разработчиков во всем мире проходят курс обучения по cc:Mail и Lotus Notes.
Похоже, что зачатки горизонтального рынка продуктов линии Lotus Notes складываются и в России, где уже несколько фирм предлагают коммерческие разработки для Notes.
Одна из них - пакет Office Media vl.O (Компания "ИнтерТраст"). Он представляет собой модульную систему прикладных баз данных, работающих в единой среде Notes, которые могут использоваться как независимо друг от друга, так и в совокупности. При этом между отдельными базами данных, названия которых говорят сами за себя - "Отдел кадров", "Договоры", "Совещания и заседания", "Обращения клиентов" (всего около двадцати), возможен автоматический обмен документами. Технологии, заложенные в основу системы, позволяют в дальнейшем легко наращивать объем информационных услуг за счет создания дополнительных модулей (баз данных).
ИРИНА КУЛИКОВА
Ирина Куликова - сотрудник "Лотус Дивелолмент", Россия. С ней можно связаться по телефону: (095) 242-8929.
