Компания Directum объявила о завершении в ОАО “Варьеганнефтегаз” опытной эксплуатации системы электронного документооборота, развернутой на 370 с лишним рабочих местах в 59 подразделениях предприятия, а также в ряде сервисных организаций. Для оптимизации управления документами руководство нефтегазовой компании выбрало ПО Directum.
В рамках проекта внедрения системы была поставлена задача по автоматизации процессов согласования договоров и договорных документов; создания, рассмотрения и утверждения приказов по основной деятельности; согласования различных служебных записок и заявок; автоматизации работы канцелярии. За этот период были изучены и проанализированы регламенты предприятия по работе с договорами, приказами, служебными записками и другими документами. Обучено более 200 человек, проведена модификация и настройка системы, разработаны подробные инструкции по автоматизируемым бизнес-процессам, проведены консультации пользователей на местах.
Особенностью проекта являлось повсеместное использование рядовыми пользователями терминального веб-доступа, что позволило специалистам-нефтяникам, удаленным на несколько десятков километров от головного офиса, работать в компьютерной системе, а также дало возможность руководителям отслеживать через Интернет работу своих подразделений, находясь на месторождениях. Таким образом, система объединяет в единое информационное пространство три укрупненных нефтепромысла, базу подготовки и перекачки нефти, цех по обслуживанию производства. Впервые на данном проекте компанией Directum было реализовано решение на основе отказоустойчивого кластера.
В результате внедрения системы Directum основные процессы согласования и утверждения внутренней документации предприятия переведены в электронный вид. Обращение некоторых документов (служебных записок, заявок на доступ к информационным ресурсам, на транспорт и т. п.) благодаря электронному архиву, реализации механизма workflow и поддержке электронно-цифровой подписи происходит теперь только в электронном виде.
За период опытной эксплуатации настроено порядка 20 типовых маршрутов. Специалисты заказчика отмечают значительное удобство перевода многих бизнес-процессов в автоматический режим. Нововведения, появившиеся у заказчика, ускорили и облегчили работу с документами. Например, среди новых возможностей можно отметить модернизацию работы над заявками на транспорт — здесь от работы с бумажными документами отказались полностью. Всего в электронный вид было переведено более 60 видов документов, включая приказы по основной деятельности, кадровые приказы, служебные записки, договора, дополнительные соглашения, приложения, отчеты и т.п. Система контролирует своевременное уведомление всех участников процессов, что помогает значительно сократить время на мониторинг состояния документов и процессов (всегда можно посмотреть, на какой стадии находится процесс, кто просмотрел, подписал документ, какие замечания высказал и т.д.).
