Фирма “Интермаст”, партнер компании “ИнтерТраст” в Екатеринбурге, создала электронный архив в ОАО “Калина”, производящем косметическую продукцию и средства личной гигиены. Цель проекта, выполнявшегося на базе ПО CompanyMedia, — создание инструментов поиска необходимой информации, а также обеспечение учета всех документов и формирование механизмов получения достоверной информации об их текущем состоянии.
Внедренное решение поддерживает все наиболее распространенные форматы электронных документов, включая текстовые, графические, аудио-, видео-файлы, обеспечивает контроль типов вводимой в систему документации, позволяет создавать рубрикаторы архива с древовидной структурой, а также предоставляет инструменты для разграничения прав доступа на изменение документов. Помимо этого, созданное ПО дает возможность устанавливать ссылки с одних документов на другие, связанные с ними, обеспечивает протоколирование всех действий пользователей по внесению изменений, а также позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа и производить поиск документов по текстовым фрагментам и атрибутам. Кроме того, имеется поддержка возможности поиска только в актуальных версиях документов.
В целом, созданная система обеспечивает централизованное структурированное хранение документов, позволяя проводить их поиск, учет, контроль исполнения, и преемственность информации. В будущем планируется увеличение пользователей системы за счет подключения к ней других подразделений “Калины”, а также возможно создание на ее основе системы электронного документооборота.
