Консультационная фирма М-РЦБ является методологом, разработчиком, поставщиком и одновременно пользователем собственной Централизованной базы знаний (ЦБЗ), основанной на Microsoft SharePoint Portal Server 2003.
ЦБЗ предназначена для компаний, производственная деятельность которых связана с формированием большого количества разнородной документации. Обеспечение централизованного доступа персонала к документам и осуществление их поиска связано с определенными техническими и организационными трудностями. Как правило, отдельные структурные подразделения и даже некоторые должностные лица ведут собственные локальные базы, в результате чего возникают следующие проблемы:
- затрудненный доступ к документации, имеющейся у других сотрудников;
- дублирование информации и наличие у разных сотрудников различных версий документов;
- несвоевременное пополнение и обновление базы документами и их версиями;
- трудности технического сопровождения.
Многие проблемы решаются при ведении электронного архива документов на выделенном жестком диске с общим доступом, однако при этом не реализуются такие функции, как:
- поиск документа по различным критериям;
- группировка и сортировка по различным критериям;
- отслеживание версий документов;
- рассылка извещений о появлении нового документа или об изменениях, произведенных в существующих документах.
Для работы любой системы кроме технической стороны необходимо также учесть и организационные моменты. С этой целью был разработан пакет пользовательской документации и положение о работе с базой знаний, в котором прописан порядок размещения, хранения, актуализации информации, доступа к ней, описаны функции пользователей и обслуживающего персонала системы.
Основная цель внедрения ЦБЗ в М-РЦБ -- создание информационной платформы, обеспечивающей централизованное хранение документации по выполненным проектам и использование ее сотрудниками компании для более качественного выполнения текущих проектов. В ходе реализации проекта обеспечен также доступ территориально удаленным сотрудникам компании и ее клиентам к необходимой проектной информации, находящейся на сервере М-РЦБ.
Среди преимуществ, полученных после внедрения ЦБЗ, можно выделить следующие:
- структурированное хранение документации;
- возможность поиска информации с использованием различных критериев;
- обеспечение соответствующих прав доступа к документации;
- хранение всех версий документов с возможностью просмотра изменений, внесенных в каждую версию;
- обеспечение команды проекта единым информационным пространством для обмена информацией;
- информационный обмен между сотрудниками в рамках проекта, портфеля проектов и широкомасштабных программ;
- обеспечение возможности интерактивного доступа (гиперссылки) к различным ресурсам компании.
Внедрение ЦБЗ, по мнению руководства компании, позволило М-РЦБ в кратчайшие сроки объединить весь накопленный опыт в едином информационном пространстве и успешно использовать его при реализации проектов.
И. С.
