То, что внедрение корпоративной информационной системы способствует повышению эффективности управления бизнесом, сегодня практически ни у кого не вызывает сомнения. Но этим преимущества использования такой системы не ограничиваются, уверены представители “Меттлер-Толедо Восток” — подразделения в СНГ одного из крупнейших в мире производителей лабораторного, промышленного и торгового весоизмерительного оборудования. Они убеждены, что именно благодаря современной ERP-системе компании удалось справиться с возникшими трудностями в новых экономических условиях.

Из истории реализации проекта

Самостоятельное представительство корпорации “Меттлер-Толедо” в странах СНГ существует с 1996 г. и находится в Москве. Сегодня российское отделение имеет шесть региональных офисов в крупных городах РФ, работают также два подразделения в Казахстане и на Украине.

Изначально на всем этом пространстве не было единой системы для хранения всей информации об операционной деятельности. “Мы использовали разные системы, в которых хранились отдельные участки нашего единого бизнес-процесса. Более того, у нас существовали так называемые “ИТ-острова” с полуручным переносом данных. Поэтому, чтобы консолидировать все данные и понять, что происходит, надо было затрачивать очень много времени”, — рассказал заместитель директора компании “Меттлер-Толедо Восток” Юрий Макаров.

Самыми автоматизированными были отделы бухгалтерии, функционировавшие в среде “1С”. Продажи и работа с клиентами велись в стандартных приложениях Microsoft Office. При этом обмен информацией между подразделениями осуществлялся с помощью электронных таблиц и документов. При подготовке отчетности создавалось несколько Excel-файлов, объединяемых впоследствии в один общий файл, на основании которого формировалась общая отчетность по странам СНГ, передаваемая затем в штаб-квартиру корпорации “Меттлер-Толедо” в Швейцарии.

На определенном этапе такой метод подготовки отчетности стал тормозить развитие бизнеса, и руководству компании потребовались эффективные и надежные инструменты управленческого контроля. Поэтому было принято решение внедрить современную информационную систему, для чего была сформирована внутренняя проектная команда.

“Главной целью проекта было создание единой информационной системы, которая бы способствовала повышению контролируемости бизнеса. При этом необходимо было учесть очень много специфических требований бизнеса и обеспечить соответствие внутренним корпоративным стандартам”, — подчеркнул Юрий Макаров.

Интересно отметить, что на уровне корпорации в целом не существовало единой информационной системы: каждое подразделение самостоятельно выбирало решение в зависимости от задач и особенностей местного рынка. Подобный подход, с одной стороны, позволял выбирать систему по своему усмотрению, а с другой — возлагал всю ответственность за выбор на руководство подразделения.

Решение, которое искала компания “Меттлер-Толедо Восток”, должно было отвечать трем основным требованиям: оно должно было обладать широкой функциональностью и в то же время возможностями масштабирования, быть локализованным и иметь полноценную локальную поддержку, быть оптимальным по соотношению цена/качество. После анализа представленных на рынке продуктов было выбрано решение SAP Business One, в наибольшей степени отвечающее указанным критериям.

Генеральным подрядчиком внедрения стала компания “ГазИнтех”, специализирующаяся на разработке управленческих ИТ-решений на платформе SAP Business One для предприятий среднего и малого бизнеса.

Проект внедрения системы на платформе SAP Business One стартовал в середине 2006 г., и уже примерно через год была осуществлена автоматизация деятельности московского офиса и других российских представительств. К концу 2007-го завершился процесс локализации и тиражирования системы для представительств “Меттлер-Толедо Восток” в Казахстане и на Украине, а затем в течение всего 2008 г. шло дальнейшее развитие системы (автоматизация склада, маркетинга, консолидация данных от филиалов).

В настоящее время в системе работает свыше 160 пользователей, распределенных по трем странам СНГ.

Технологические особенности реализации

Говоря об особенностях проекта, начальник отдела корпоративных систем компании “ГазИнтех” Александр Лосицкий выделил три основных момента. Первое — это поэтапное внедрение, благодаря которому отдачу от системы можно было получать уже на ранних стадиях ее работы, не дожидаясь окончания внедрения в целом. К тому же у проектной команды появляется более четкое видение самого проекта.

Второй особенностью стало привнесение некоторых аспектов технологии ASAP, рекомендуемых для реализации крупных проектов, в технологию ведения проектов для малого бизнеса (SAP Business One). Это было продиктовано масштабностью проекта и задачами, поставленными перед командой внедрения заказчиком. Благодаря такому подходу стало возможным уже на начальных стадиях четко и подробно проработать проектные решения, снизив тем самым риски, возникающие при реализации.

И наконец, третья особенность — это бесшовный запуск в промышленную эксплуатацию, который обеспечил снижение нагрузки на пользователей в процессе внедрения решения и в конечном счете минимизацию негативных последствий переходного периода. По мнению Александра Лосицкого, в любом проекте можно выделить некое ядро, которое можно запустить в работу в первую очередь. Для данного проекта таким ядром стал российский офис с минимально необходимым функционалом.

Основные итоги внедрения

Главным результатом реализации проекта стало создание единого информационного пространства и единой программной платформы для всех подразделений “Меттлер-Толедо Восток” в России, Казахстане и на Украине. Теперь вся бизнес-информация хранится в одном месте, откуда каждый пользователь системы может легко получить ее, чтобы проанализировать. “Перед командой внедрения стояла достаточно сложная задача — нам предстояло объединить все данные в одной информационной системе. При этом планировалось, что практически все сотрудники компании станут ее пользователями. Для учета всех нюансов мы доработали несколько функциональных блоков, а также осуществили интеграцию с другими системами, в частности с системой бухгалтерского учета и банком-клиентом”, — подчеркнул Александр Лосицкий.

Именно расширение стандартного функционала решения SAP Business One, по мнению Юрия Макарова, и позволило предоставить компании целый ряд удобных и полезных инструментов для работы.

В первую очередь “Меттлер-Толедо Восток” получила инструмент для построения управленческой финансовой отчетности в соответствии с корпоративными стандартами (US GAAP) и локальными требованиями — российскими, украинскими, казахскими. “Теперь мы имеем возможность составлять полное представление о процессах, которые происходят в нашей компании, и своевременно реагировать на них, — сказал Юрий Макаров. — Так, мы можем оперативно получать данные о продажах и, что очень важно, прогнозировать продажи на ближайшие месяцы”.

Решение на базе SAP Business One также позволяет “Меттлер-Толедо Восток” осуществлять стратегическое управление логистикой. Объединение данных из различных, ранее существовавших отдельно программ существенно сократило сроки доставки продукции на склад и вывело обслуживание клиентов на новый уровень.

В области внутренних закупок компания смогла добиться прозрачности в процессе выбора поставщиков и дальнейшей работе с ними. Внедрение новой системы обеспечило минимизацию — а по некоторым направлениям и сведение на нет — возможности совершения ручной ошибки при вводе данных и размещении заказов поставщиков. Кроме того, было налажено тесное взаимодействие между разрозненными ранее подразделениями компании: отделом логистики, бухгалтерией и складом.

Еще одним важным результатом, по словам Юрия Макарова, стало внедрение системы авторизации скидок и специальных условий для клиентов: “По нашим данным, это позволило сократить излишние скидки и увеличить валовую прибыль по отдельным направлениям нашей деятельности до 15%. И это хороший результат. Можно сказать, что система уже практически себя окупила. Благодаря оперативному контролю за дебиторской задолженностью нам удалось без потерь пройти трудные III и IV кварталы 2008 г., когда кризис неплатежей был в разгаре”.

Кризис и SAP Business One

Чтобы пережить кризисный период без особых потерь, компаниям, считает Юрий Макаров, необходимо располагать возможностями для оперативного принятия решений. Поэтому именно в это время и нужна информационная система, которая позволяет получать срезы текущей ситуации и тем самым помогает давать ответы на вопросы бизнеса.

“Благодаря внедрению решения на базе SAP Business One мы вошли в кризис в подготовленном состоянии. И когда в сентябре начались проблемы в стране, у нас тоже стала расти задолженность клиентов. Поэтому мы сократили интервал контроля и стали более внимательно анализировать ситуацию. Так, если раньше мы контролировали задолженность клиентов раз в месяц или даже в два, то теперь мы стали делать это еженедельно с персональным учетом работы каждого сотрудника. Причем для этого нам даже не пришлось ничего специально разрабатывать — мы просто используем имеющий в системе функционал. И это стало приносить плоды”, — рассказал Юрий Макаров.

Версия для печати (без изображений)