ПРОДОЛЖАЕМ РАЗГОВОР

После публикации в PC Week/RE статьи “Зачем в стандартных ситуациях нестандартно ломать голову?” (№ 16/2000, с. 21) я получил достаточно много отзывов от читателей, в связи с чем хотел бы высказать свои впечатления.

Многие письма содержали просьбу предоставить упомянутые стандарты. Сразу необходимо сказать следующее. Описание “Системы внутреннего нормативного регулирования” (СВНР) было представлено в статье практически в законченном виде. И пусть это не вызывает удивления у читателей. Ведь и стандарты в области менеджмента качества (серия ISO 9000), и концепции управления предприятием ERP тоже являются скорее идеологическими документами, нежели подробными стандартами в общепринятом смысле. И заложенную в них идеологию необходимо развивать, “приземлять” для каждой конкретной организации.

Поэтому вопрос читателей “А не могли бы Вы нам данные стандарты предоставить?” следует сформулировать несколько иначе: “Как практически данная система (СВНР) должна реализовываться (строиться) на предприятиях?”. Отвечая на этот вопрос, автор постарается ниже описать основные подходы к “строительству” СВНР.

“Управленческая таблица Менделеева”

О чем следует сказать в первую очередь? О необходимости крайне осторожного отношения к импорту СВНР с других предприятий, поскольку СВНР - вещь слишком индивидуальная и тиражирования не прощает. И дело даже не в особенностях хозяйственной деятельности каждого предприятия. Неоднократно приходилось видеть такую картину. Предприятие заимствовало стандарты у предприятия-близнеца. Но эти безукоризненно грамотные документы не прижились, не стали работать, поскольку сама идеология ведения бизнеса и управления данными предприятиями была разной. Поэтому, на мой взгляд, любой перенос СВНР вызывает немедленную реакцию отторжения. Строительство СВНР - это путь, который каждое предприятие должно проделать самостоятельно, через кровь и боль практики. Только в этом случае может быть действительно построена система, помогающая управлять предприятием, а не набор формальных документов.

Но если сама СВНР - категория сугубо индивидуальная, то подходы к ее формированию, внедрению могут носить более общий и универсальный характер. В связи с чем считаю корректным и уместным высказать ряд рекомендаций.

Итак, представим себе, что решение о необходимости создания на предприятии СВНР принято. Одними из первых в связи с этим возникнут следующие вопросы:

- Как определить место в СВНР уже существующих на предприятии внутренних нормативных документах?

- Как сформировать потенциальный перечень документов, которые необходимо разработать?

- Как определить очередность разработки документов?

Управленческая матрица

Для ответа на эти вопросы изобразим систему управления предприятием в виде следующей матрицы:

Корневой столбец матрицы отображает существующие на предприятии объекты управления, а корневая строка - различные управленческие функции. Соответственно пересечение строк и столбцов образует элементы матрицы, отражающие реализацию определенной управленческой функции в отношении каждого объекта управления. По существу, представленная матрица - это “управленческая таблица Менделеева”. И сходство здесь не только внешнее, но и внутреннее, содержательное. Как известно, таблица Менделеева в момент ее создания позволила не только систематизировать (определить точное место в системе) уже открытые химические элементы, но и предсказать, обозначить место еще неоткрытых элементов.

СВНР работает, по сути, по тому же принципу. Для всех уже существующих документов можно четко обозначить место в управленческой матрице. Одновременно управленческая матрица своими “белыми пятнами”, незаполненными элементами сигнализирует о потенциальной необходимости их заполнения, т. е. о необходимости разработки соответствующих документов.

Теперь о практическом заполнении матрицы.

С корневой строкой достаточно просто. Менеджерам предприятия (строителям СВНР) следует выделить (сформулировать) управленческие функции (подфункции), однозначного, общепринятого перечня которых нет. Специалистами принято выделять от двух (планирование и контроль) до двух десятков функций и подфункций. Какие из них задаст для себя каждое предприятие - дело отчасти вкуса, отчасти уже сложившейся на нем управленческой практики. В любом случае перечень этот объемным не будет.

Сложнее с корневым столбцом. Мало того, что элементов в нем будет гораздо больше, - перечень их будет открытым, “безграничным, как Вселенная”, т. е. никогда не будет исчерпывающим.

Таким образом, заполнить управленческую матрицу (т. е. разработать все необходимые документы) единовременно, за достаточно ограниченный промежуток времени трудно да и нецелесообразно, поскольку важность для предприятия различных элементов матрицы неодинакова. Следует скорее исходить из принципа существенности, из того, что является наиболее актуальным для предприятия на данном этапе. То есть последовательность разработки внутренних нормативных документов должна определяться, исходя из стратегических целей и текущей ситуации.

Как эту последовательность формировать практически - опять же вопрос индивидуальный. Предприятие может его “ставить на голосование”, или использовать методику составления спортивных рейтингов, или применять “процессный подход”. Дело в том, что из всех категорий объектов управления важнейшей является категория “процессы”. Поэтому целесообразно начать как раз со стандартизации процессов. В книгах, посвященных реинжинирингу бизнес-процессов, изложен целый ряд подходов к формированию последовательности выбора процессов для реинжиниринга. В принципе, они будут уместны и в данном случае.

Трудности определения объектов управления+

Вопрос следующий, не менее важный. Каким образом, на основании чего давать определения объектам управления? Исходя из существующих определений во внешних нормативных актах? Черпать определения из “умных книг”? Формулировать определения самостоятельно?

Обратимся, например, к такому понятию, как “запасы”. Вот какое определение дает ПБУ 5/98 (п. 3): “Материально-производственные запасы - часть имущества

- используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи;

- предназначенная для продажи;

- используемая для управленческих нужд организации...”.

При этом п. 2 данного Положения уточняет, что “Настоящее Положение не применяется в отношении основных средств и незавершенного производства”, т. е. незавершенное производство Положение к запасам не относит.

Теперь определение из Международного стандарта финансовой отчетности (МСФО 2) “Запасы”:

“Запасы - это активы: а) предназначенные для продажи в ходе нормальной деятельности; б) в процессе производства для такой продажи; или с) в форме сырья или материалов, предназначенных для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг”.

Далее в п. 5 данного Стандарта определение раскрывается: “Запасы включают товары, закупленные и хранящиеся для перепродажи... Запасы также включают готовую или незавершенную продукцию, выпущенную компанией и включающую сырье и материалы, предназначенные для дальнейшего использования в производственном процессе. В случае с компанией сферы услуг запасы включают в стоимость услуг, для которой компания еще не признала соответствующую величину дохода”.

Таким образом, взяв за основу МСФО 2, предприятие относит незавершенное производство к категории запасов. Если “из патриотических побуждений” предприятие соглашается с трактовкой запасов отечественным нормативом ПБУ 5, оно вынуждено незавершенное производство исключить из категории запасов.

+и борьба с ними

На данном примере мы рассмотрели трудность выбора адекватных определений для объектов управления. Теперь попытаемся сформулировать основные пути решения этой проблемы.

Некорректное определение может потянуть за собой целый шлейф методологических проблем. Поэтому правило первое можно сформулировать следующим образом: разрабатывая определение, следует помнить о тех методологических последствиях, которые данное определение вызывает.

Правило второе. Определение, которое дается тому или иному термину, должно быть понятно всем сотрудникам предприятия. Дело в том, что очень часто определения, по сути правильные, понимаются тем не менее с трудом, поскольку написаны слишком сухим, академическим языком. Для того чтобы сделать определение однозначно понятным для пользователя, целесообразно приводить к ним некоторый комментарий, который более “человеческим” языком раскрывал бы трудные для понимания моменты. (Собственно, нечто подобное уже было приведено выше, когда рассматривалась трактовка запасов в стандарте МСФО 2.)

Таким образом, не является принципиально важным, откуда взялось то или иное определение: из внешних нормативных актов (национальных или международных), из литературы или его сформулировали сотрудники предприятия. Главное, чтобы максимально были соблюдены два упомянутых правила.

Единая структура и единое оформление

Следующая рекомендация относится к структурному построению и форме документов, и сформулировать ее можно следующим образом: документы каждой категории в СВНР должны быть построены по единым правилам, отвечать единым требованиям к оформлению.

Для этого, прежде чем регламентировать деятельность предприятия, стандартизации необходимо подвергнуть саму СВНР. С этой целью следует разработать группу документов, описывающих основные требования к структуре и форме всех категорий документов. Например, “Положение о структуре и оформлении стандартов (классификаторов, рабочих инструкций) СВНР”. То есть подготовить стандарт о стандартах.

Можно порекомендовать следующую структуру (перечень разделов) стандарта:

1. Назначение.

2. Область применения.

3. Термины и сокращения.

4. Ответственность.

5. Срок действия.

6. Описание методики.

7. Указания и примечания.

8. Порядок разработки и предоставления пользователям.

9. Порядок внесения изменений.

10. Приложения.

Кроме единой структуры документов целесообразно использовать их единое оформление. Многим читателям наверняка знакомы требования ГОСТ к оформлению конструкторско-технологической документации. Так, на первом листе сборочных чертежей в правом нижнем углу помещается табличка с целым рядом необходимых реквизитов: название сборочной единицы, номер по заводскому классификатору, общее количество листов в чертеже, сведения о лицах, разработавших, проверивших и утвердивших чертеж, и т. д.

По мнению автора, данный подход следует распространить и на все документы СВНР. Это, несомненно, повысит информативность документов, сделает их более удобными для работы.

Кроме того, в этом есть еще и некий психологический, можно даже сказать воспитательный аспект. Во-первых, четкое и единообразное оформление документов придает им необходимую строгость, дисциплинирует пользователей. Во-вторых, как показывает практика, главными противниками внедрения внутренних нормативных документов на предприятиях являются как раз работники производственных подразделений предприятия. Так вот, если все нормативные документы будут выдержаны в духе привычных им чертежей, спецификаций и технологических карт, психологически им будет легче смириться с необходимостью наличия и целесообразностью использования в своей деятельности данных нормативных документов.

Конкретный перечень реквизитов и их место на титульных и рабочих листах документов определяется предприятием самостоятельно, в том числе с учетом уже сложившейся практики. Главное, чтобы применяемый порядок был единым для всех.

Следующая рекомендация касается формы и способов подачи информации в документах. Смысл данной рекомендации состоит в том, что текстовое изложение материала следует дополнять (насколько это возможно) представлением информации в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков. Такой способ подачи призван облегчить восприятие документа. Здесь опять уместно обратиться к примеру конструкторско-технологической документации. Те же технологические карты именно потому легко читаются и удобны в работе, что чисто текстовых фрагментов они содержат совсем немного.

Причем принцип должен работать следующий: чем ниже категория документа в иерархии СВНР (и соответственно чем ниже уровень его пользователя), тем в большей степени текст должен быть дополнен (или даже заменен) графической информацией.

Документы - только первой свежести

И еще одна рекомендация относится к способу представления и хранения документов.

Одним из обязательных условий обеспечения долгожительства документа является поддержание его в постоянно актуализированном состоянии. То есть в каждый документ должны оперативно вноситься поправки в соответствии с изменяющимися условиями внутренней и внешней среды. Поэтому можно предположить, что практически каждый документ с той или иной степенью периодичности будет обновляться, в него будут вноситься дополнения.

Чтобы операция по внесению изменений была менее трудоемкой и менее бумагоемкой (чтобы не приходилось каждый раз перепечатывать документ заново), рекомендуется документы формировать в виде папок-скоросшивателей. В этом случае достаточно быстро можно извлечь из папки и заменить новым только тот лист (листы), которого коснулось изменение. 4

К автору, ведущему специалисту компании ЦБА, можно обратиться по телефону: (095) 234-2980 или по адресу: audit@aha.ru.

Версия для печати