ДОКУМЕНТООБОРОТ

Активизация деятельности компании Adobe Systems в России может привести к тому, что в нашей стране появится еще один важный игрок на поле средств управления документами. Пока усилия местного представительства Adobe сосредоточены на продвижении своих традиционных продуктов, предназначенных для профессионалов в области дизайна и издательского дела. Но скоро, наверное, дело дойдет и до систем корпоративного управления. Здесь компании также есть что предложить - в первую очередь речь идет о концепции Intelligent Document Services, физическая реализация которой выполнена в виде платформы управления "интеллектуальными документами" (Intelligent Document Platform, IDP) на базе семейства продуктов LiveCycle.

Хотя это ПО представлено сегодня текущей версией 7.2, все же IDP - это относительно новое направление деятельности Adobe. Понятно, что в деле построения собственной ECM-платформы каждый вендор делает акцент на свои традиции и технологические достижения. Говоря об особенностях подхода Adobe, нужно понимать, что главной изюминкой IDP является использование в качестве отраслевого стандарта формата PDF (Portable Document Format), который при этом юридически принадлежит Adobe.

Получается, что и здесь компания представляет третью сторону в борьбе за унификацию форматов документов между OpenXML (Microsoft) и OpenDocument (отраслевое сообщество во главе c IBM). И естественно, что в своем развитии Adobe вступает в противостояние с традиционными лидерами (чаще всего в качестве главного конкурента упоминается Microsoft).

Но чем же принципиально отличается PDF от других конкурентных форматов? Тут нужно обратить внимание на использование в нем определения Portable. В данном случае "портабельность" означает не только возможность переноса между различными компьютерными платформами. Главное в PDF - это его привязка к бумажному образу документа, обеспечение точной факсимильной идентичности его копии, выводимой на любом визуальном носителе информации - принтере, дисплее и пр.

И вот как раз с учетом этого теперь можно сказать о ключевой особенности IDP в целом: Adobe рассматривает проблему автоматизации управления корпоративным содержимым как единый комплекс работы с бумажными и электронными документами. При этом ведущая роль отводится фактически именно бумажному образу, как наиболее популярному и юридически общепризнанному. А главный упор делается на гарантированном обеспечении сохранности и целостности создаваемой и хранимой в документах информации.

Именно на этот момент хотелось бы обратить особое внимание. В обсуждениях вопросов ECM в нашей стране в последнее время заметен явный перекос в сторону электронного документооборота, в то время как жизнь (и опыт более продвинутых в этом деле западных стран) говорит о том, что эта сфера автоматизации является комплексной и речь должна идти о системах электронно-бумажного документооборота, при котором роль юридического документа зачастую сохраняется за бумажным оригиналом.

Технологические основы IDP

В основе единой платформы IDP лежат три ключевые технологии (рис. 1):

- Intelligent Documents предоставляет возможность добавления бизнес-логики в цифровые (интеллектуальные) документы, что обеспечивает возможность их автоматизированной обработки в ходе выполнения деловых процессов. Интеллектуальный документ - это динамический документ, который выглядит как бумажный образ (бланк, доклад, отчет, диаграмма и пр.). По ходу реализации бизнес-процесса он автоматически обрабатывается, взаимодействуя с нужными приложениями. Авторы могут создавать документы с богатым содержанием, которые выглядят в точности как бумажные копии, включать деловую логику непосредственно в документы и управлять цифровыми правами доступа (что разрешено делать с документом). В интеллектуальные документы также можно собирать данные из заполненных форм и направлять эти данные людям и приложениям на основании определенных бизнес-правил;

- универсальный клиент. Это интерфейс между людьми и электронными документами, реализованный, например, в виде приложения Adobe Reader или Web-браузера. Adobe Reader поддерживается на всех основных ОС. Adobe PDF доступен для чтения бесплатной программой Adobe Reader;

- Adobe Document Services - комплекс средств создания и интеграции интеллектуальных документов в корпоративные приложения и бизнес-процессы (создание документов, поддержка совместной работы, управление процессами, обеспечение целостности и безопасности информации).

Рис. 1. Основные технологии

Adobe Intelligent Document Platform

Как уже было сказано, IDP реализован в виде семейства Adobe LiveCycle, включающего на сегодня 10 интегрированных между собой средств управления бизнес-процессами с электронными формами, механизмов обеспечения сохранности и безопасности информации, а также инструментов генерации электронных и печатных документов. В целом этот комплекс представляет собой решение, обеспечивающее сбор, обработку и архивирование информации. Отметим, что под определение Document Services подпадает и ряд продуктов Adobe, не входящих в состав LiveCycle.

В IDP используется широко распространенное приложение Adobe Reader, а вся система базируется на стандартах PDF и XML для сбора информации от пользователей и интеграции с существующей архитектурой. Все продукты семейства LiveCycle совместимы с технологиями J2EE, а его серверные компоненты могут работать на любых серверах J2EE-приложений. В качестве хранилища служебной информации подходит любой сервер баз данных, для которого имеется драйвер JDBC.

Для развертывания серверной части базовой системы необходимы три приложения - LiveCycle Reader Extensions, LiveCycle Forms и LiveCycle FormManager. Первое из них носит утилитарный характер - с помощью установки соответствующих атрибутов для определенной XDP-формы оно делает доступными пользователям бесплатного ПО Adobe Reader некоторые функции, закрытые в других случаях. Среди них - базовые средства редактирования PDF, сохранение на локальной машине, вставка комментариев и непосредственная передача данных из полей на Form Server.

Сами XDP-формы создаются с помощью инструмента LiveCycle Designer и поступают для регистрации в LiveCycle FormManager, представляющий собой хранилище форм. Здесь происходит каталогизация и контроль версий, а соответствующие поля вносятся в центральную базу. За генерацию и выдачу бланков на клиентские станции, а также за прием/сохранение информации из заполненных форм (и передачу их в другие бизнес-пакеты) отвечает приложение LiveCycle Forms. Именно оно осуществляет итоговую визуализацию документа, объединяя динамические элементы XDP с соответствующими им данными.

Главный же инструмент создания "интеллектуальных документов" - Adobe LiveCycle Designer (рис. 2). LiveCycle Designer, подобно своему ближайшему конкуренту - программе Microsoft InfoPath, позиционируется как офисное ПО, поскольку может применяться и автономно, без серверной части. В этом случае формы можно пересылать посредством обычной электронной почты, а также использовать как в качестве автономных документов, так и в качестве источников информации. Например, приложение Acrobat позволяет собирать данные из разных форм в один документа, в частности сводить их в одну таблицу Microsoft Excel.

Рис. 2. Рабочее окно приложения Adobe LiveCycle Designer

Кроме того, LiveCycle Designer способен импортировать формы, подготовленные с помощью InfoPath. Интеллектуальные функции в формы можно добавлять с помощью средства Script Editor. Здесь посредством контекстных подсказок пользователь программирует поведение элементов формы в зависимости от наступившего события - щелчка мыши, нажатия клавиши и т. д.

Для централизованного обеспечения конфиденциальности и аутентификации в IDP служат два отдельных пакета - LiveCycle Policy Server и LiveCycle Document Security, первый из которых решает вопросы безопасности на уровне пользователя системы, а второй - конкретных документов и форм.

Интересная возможность IDP - функция передачи информации с помощью штрихкодов. Если нет способа передать содержимое заполненной формы по электронным каналам связи, то ПО Acrobat позволяет представить данные в виде штрихкода, а затем распечатать и отправить по обычной почте или через курьера. В головном офисе такой формуляр пропускают через сканер штрихкодов и результат загружают для расшифровки в LiveCycle Barcoded Forms, а уже из него данные формы поступают по назначению.

Рис. 3. Движение документа по инстанциям можно контролировать с помощью функции Workflow BAM (Business Activity Monitoring)

Наиболее функциональный и сложный продукт IDP - сервер LiveCycle Workflow (рис. 3). Его предназначение - формализация и описание прохождения на предприятии отдельных типов формуляров. Зачастую именно в этом состоит суть некоторых бизнес-процессов; к таковым можно, например, отнести прохождение платежной ведомости - она выписывается менеджером по продажам, утверждается финансовым менеджером, а затем поступает как указание к выполнению в бухгалтерию. Workflow автоматизирует подобные процессы, отслеживает этапы работы над документом, рассылает уведомления об изменениях бланка заинтересованным лицам и т. п. В данный инструмент включены также функции оценки бизнес-деятельности Workflow BAM (Business Activity Monitoring), с помощью которых, например, можно видеть, как документ проходит по инстанциям, тут же можно оценить, глядя на диаграммы, где задерживается документ, и т. д.

Версия для печати