Компания DIRECTUM выпустила очередную версию одноименной системы электронного документооборота (СЭД). Главным ее отличием от предыдущих стали расширенные возможности одновременной работы с бумажными и электронными документами, призванные максимально упростить работу пользователей (в первую очередь руководителей) и увеличить доверие к СЭД.

Электронно-бумажный документооборот

Внедрение СЭД на каждом рабочем месте и активное использование электронно-цифровых подписей (ЭЦП) позволяет значительно сократить объем бумажных документов, перемещающихся внутри организации, а то и вовсе упразднить бумажный документооборот. Это дает массу преимуществ, важнейшими из которых являются упорядочивание документооборота (через выстраивание четко определенных бизнес-процессов), его ускорение и возможность контроля прохождения документов по исполнителям. Кроме того, снижаются затраты на расходные материалы и обслуживание копировальной техники, принтеров и т. п.

Тем не менее даже при полном переходе предприятия на внутренний электронный документооборот до сих пор остается множество ситуаций, когда без бумаги не обойтись. Это связано как с несовершенством законодательства, зачастую признающего юридическую силу только бумажных документов, заверенных “живой” подписью и печатью, так и с недостаточной распространенностью самих СЭД в различных учреждениях и организациях. В подобных случаях деятельность руководителей, делопроизводителей, секретарей неизбежно связана с обработкой большого объема бумаг. Таким образом, перед создателями СЭД стоит задача максимально упростить одновременную работу с электронными и бумажными документами.

Одной из основных проблем, существенно усложняющих совместное использование бумажных и электронных версий документов, является необходимость частого поиска электронного документа по его бумажному эквиваленту. Обычной практикой для этой операции является ручной ввод некоторых реквизитов искомого документа (например, его входящего или исходящего номера) в СЭД с помощью клавиатуры и мышки. Несмотря на привычность и кажущуюся простоту этого действия, его частое повторение отнимает немало времени, утомляет работника, вызывает рост количества ошибок и т. п.

Чтобы упростить поиск электронных документов по их бумажным копиям, была разработана технология RapID (rapid document identification, быстрая идентификация документа), впервые реализованная в новой версии DIRECTUM 4.4. Это решение базируется на использовании штрихкодов, которыми маркируются бумажные документы, причем на тех из них, что поступают в организацию в бумажном виде, штрихкод надпечатывается или наклеивается (документы, распечатываемые в DIRECTUM, изначально имеют такую маркировку). В дальнейшем с помощью сканера штрихкодов пользователь может легко найти электронный документ по его бумажной версии (рис. 1) и работать с ним либо с его реквизитами в интерфейсе, наиболее соответствующем решаемым задачам. Найденные документы, например, могут открываться для просмотра в специальном приложении, объединяющем в себе основные функции работы с документами и заданиями, поддерживаемые системой DIRECTUM (рис. 2).

Следует заметить, что штрихкод, используемый в системе DIRECTUM, реализован в нотации Code-128 и обеспечивает уникальную маркировку документов во всемирном масштабе. Кодировка включает сигнатуру системы — производителя кода, т. е. DIRECTUM, уникальный идентификационный номер, присваиваемый заказчику при приобретении системы и общий для всего его пула серверов, и собственно номер документа. Благодаря такому подходу теоретически появляется возможность использовать данный штрихкод в любой организации, СЭД которой поддерживает подобный способ кодировки.

По мнению разработчиков, технология RapID, существенно экономящая и упрощающая поиск электронных версий документов, повысит доверие и интерес к СЭД со стороны руководителей, привыкших использовать бумажные документы, поскольку такие типичные для электронного документооборота операции, как наложение электронной подписи, будут выполняться намного проще: теперь, подписав бумажный экземпляр, не придется выполнять длительную процедуру поиска электронного варианта, предполагающую ручной ввод его реквизитов. Значительно упростится и работа секретарей и делопроизводителей, которым часто приходится обращаться к регистрационным карточкам документов, поскольку теперь их поиск будет выполняться практически мгновенно.

Единственным минусом данной технологии являются дополнительные расходы на оборудование: необходимо приобрести принтер наклеек со штрихкодом и ленты с этикетками к нему, сканеры штрихкодов на каждое рабочее место, где планируется применять RapID, а также соответствующие лицензии. Поэтому решать, есть ли смысл применять новую технологию, следует на основе сопоставления перечисленных затрат с ожидаемыми выгодами.

DIRECTUM и MS Office 2007

Еще одним нововведением DIRECTUM 4.4 стала интеграция этого решения с новейшим офисным пакетом Microsoft Office 2007, а точнее, с его наиболее часто используемыми программами — Word, Excel, Outlook, PowerPoint и Project. Интеграция обеспечивает следующие возможности:

  • работу с ЭЦП непосредственно из открытого электронного документа (пользователь может подписать электронный документ, выбрав соответствующий пункт меню в одной из программ MS Office; кроме того, он может посмотреть, какие электронные подписи уже имеет документ, и сформировать соответствующий отчет);
  • вставку в электронный документ специального поля, в котором будет отображаться штрихкод документа. Возможно также создание шаблонов электронных документов, что позволяет автоматически добавлять поле, содержащее штрихкод;
  • быстрый вызов функции сравнения версий электронного документа;
  • расширенные возможности вставки полей из карточки электронного документа в его текст.

Надо подчеркнуть, что DIRECTUM продолжает осуществлять поддержку и предыдущих версий Microsoft Office.

Обновленный сервер Web-доступа

Серьезные изменения в версии 4.4 претерпел сервер Web-доступа. Теперь он поддерживает новую версию Internet Explorer 7.0 и альтернативные браузеры FireFox 2.x и Opera 9.0 (ранее полноценная работа была возможна только в Internet Explorer).

Web-доступ активно использует технологию AJAX, что позволило реализовать дерево папок, интерактивное взаимодействие с которым сопровождается не перезагрузкой всей страницы, а лишь обновлением нужных данных. Кроме того, реализовано контекстное меню, значительно расширяющее возможности навигации, а также проведены другие улучшения пользовательского интерфейса.

Благодаря применению технологии асинхронного клиент-серверного взаимодействия и обновления компонентов страниц без ее полной перезагрузки удалось значительно сократить количество передаваемой по сети информации, что напрямую отразилось на потребляемом трафике.

Все настройки пользователя теперь хранятся централизованно на сервере, пользовательский профиль не привязан к конкретному ПК и браузеру, в результате чего работа через Web-интерфейс в офисе, из дома или аэропорта будет одинаково комфортной.

Новые средства криптозащиты

DIRECTUM заключила соглашение о партнерстве с российским разработчиком и поставщиком средств аутентификации и решений в области информационной безопасности компанией Aladdin, получив при этом двойной статус — Aladdin Gold Business Partner и Aladdin Solution Partner.

Для снятия ограничений, связанных с необходимостью экспорта и импорта закрытых ключей, специалистами DIRECTUM были проведены работы по интеграции СЭД с решением Aladdin eToken. Последнее представляет собой персональное средство строгой аутентификации и хранения данных, аппаратно поддерживающее работу с цифровыми сертификатами и ЭЦП. Закрытый ключ пользователя при этом хранится не в хранилище сертификатов компьютера, а на специальном носителе (USB-ключе или смарт-карте). Имея сам ключ eToken и зная ПИН-код к нему, пользователь может регистрироваться в Windows, проходить аутентификацию в DIRECTUM, подписывать документы ЭЦП и осуществлять их шифрование. Благодаря этому повышается мобильность сотрудников: выполнение всех перечисленных действий возможно на любом ПК с соответствующим программным обеспечением, поскольку вся необходимая информация, идентифицирующая пользователя, хранится в его ключе.

В DIRECTUM опробовали также пакет “КриптоПро CSP 3.0”. Он имеет сертификат соответствия ФСБ, на основании которого может использоваться для обеспечения целостности и подлинности любой информации, кроме составляющей государственную тайну. По мнению специалистов DIRECTUM, при организации юридически значимого документооборота “КриптоПро” целесообразно использовать вместо стандартных криптографических средств Windows или совместно с ними (оба этих варианта полностью обеспечиваются СЭД).

Другие новшества

Разработчики DIRECTUM помимо расширения функциональности системы провели работы по оптимизации алгоритмов функционирования всех компонентов, повышению отказоустойчивости, упрощению механизмов взаимодействия с пользователем. Утверждается, что в версии 4.4 учтено более 300 пожеланий клиентов.

Версия для печати (без изображений)