Общий объем информации, скапливающийся на планете за одну минуту, вы могли бы воспринимать в течение следующих 80 лет своей жизни, дай Бог вам долгих лет. В следующую минуту процесс повторяется.
Джефф Дэвидсон

Мы уже привыкли принимать во внимание неумолимый принцип Парето, и для нас не открытие, что только 20% получаемой информации дает нам 80% идей, важных фактов и знаний, необходимых для движения вперед. Мы смиряемся с существующим вокруг нас информационным мусором. Более того, мы сами участвуем в создании внешней среды, порождая дополнительную информацию, только 20% которой по тому же закону будет полезно окружающим нас людям. Как это печально! Хотелось бы быть гораздо более эффективными, но возможно ли это? Не получится ли так, что, пытаясь изменить законы мироздания, мы нарушим что-нибудь в его основе, и это самое что-нибудь нам еще болезненно аукнется? А давайте не станем замахиваться на базовые принципы: пусть будет 20 на 80 или хотя бы 30 на 70… Вот об этих двадцати-тридцати и поговорим.

Большую часть проблем мы создаем себе сами — эту древнюю истину мы напрочь забываем, когда дело касается нашего личного опыта. И снова и снова загружаем себя “очень важной работой”, которую не только можно было бы не делать, а той, что вообще вредна. Осознание этого факта однажды привело нас к созданию нашего первого фильтра необходимости.

История его возникновения такова. На одном стартап-проекте, связанном с продвижением на рынок сложного продукта, нужно было оптимизировать анкету для первого обращения клиента. Анализ уже применявшегося анкетирования сразу выявил два типа лишних вопросов. Первый – это подробности бизнеса клиента (обороты, контактные лица из руководства компании, организационная структура и т. п.), излишне напрягавшие отвечающего, но при этом, как выяснилось, совершенно не обязательные для того, чтобы начать работу с ним. Информация по второй категории вопросов, как оказалось, не обрабатывалась никем в компании и фактически никому не была нужна. Таким образом, у нас появился фильтр для составления оптимальной (для обеих сторон) анкеты. Вот он:

1) необходимо четко понимать, для чего нужен ответ (полученная от клиента информация) и поможет ли он решить поставленную цель анкетирования. Вопросы, не решающие никакой задачи, исключаются из списка;

2) должна быть продумана технология не только сбора, но и обработки/представления информации. Если технология сложна или нереализуема в существующих условиях, вопрос — лишний;

3) нужно понимать, кто получает обработанный результат ответа. Это необходимо для налаживания с ним правильного взаимодействия и представления полученной информации в понятном и удобном для него виде. Анализ по данному параметру выявит вопросы, ответы на которые не нужны никому, а также позволит сократить затраты на анализ результатов;

4) ответ на конкретный вопрос должен анализироваться, а по проведенному анализу должны приниматься соответствующие решения. Если этого не происходит, то вопрос не нужен;

5) затраты на получение ответа и его обработку должны быть минимальны. Если это не получается, то надо вернуться к п.1 и соизмерить цель вопроса с трудозатратами на его обработку, а затем принять решение о включении его в список или исключении из него.

Применение данного фильтра дало потрясающие результаты. Ведь исполнители впервые по-настоящему задумались, зачем они это делают, а такое осознание, как вы помните (см. PC Week, № 41/2007; www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID=103756), повышает вероятность успешной реализации задачи и даже задает технологию ее осуществления. Безусловно, была значительно увеличена и эффективность мероприятия, поскольку бесполезные вопросы были исключены, а оставшиеся стали источником обрабатываемой и учитываемой в дальнейшем информации.

Призываю вас еще раз взглянуть на представленный фильтр и постараться понять, насколько интереснее и осмысленнее становятся действия после его применения. Кстати, данный фильтр полезен не только для работы с первичными обращениями. Он пригодится и при составлении вопросников для проведения предпроектного обследования или для выяснения потребностей по доработке продукта. До боли знакома ситуация, когда клиент, потративший значительное время на составление ответов на сотню сложных вопросов, испытывает разочарование, не найдя отражения представленной им информации в результатах выполненной работы.

При составлении любых анкет пропускайте вопросы через фильтр необходимости, чтобы не получилось, как в анекдоте: “Каждый раз при выходе из парикмахерской меня мучает один и тот же вопрос — а зачем меня спрашивали, как я хочу постричься?”.

Приведенный выше вариант фильтра необходимости можно назвать интеллектуальным, потому что он не только предполагает отсеивание ненужных действий, но и задает основы технологии для реализации пунктов, оставшихся в списке.

Фильтр необходимости, предназначенный для оптимизации вопросников при первичном обращении клиентов, может выглядеть и так (помним, что цель — работа с интересующим нас клиентом):

1. Нужен ли ответ на данный вопрос для дальнейшей работы с клиентом?

2. Будем ли мы работать с клиентом, если он не ответит на данный вопрос?

3. Не вызовет ли этот вопрос негативного отношения со стороны клиента к нашей компании?

Честно говоря, первый вариант мне нравится больше, но вы можете придумать и свой, ведь главное — правильная цель и оптимизация работы.

Использование фильтров необходимости полезно для любых этапов работ. Вспомните о необъятном потоке информации, упомянутом в начале статьи. Но ведь и список требующих обязательного выполнения дел подвержен аналогичному свойству постоянного и неумолимого расширения. При этом ресурсы, как правило, стремятся к сокращению. А значит, наше спасение в использовании фильтров необходимости, предназначенных для минимизации затрат и сокращения времени работы над конкретной задачей при условии ее успешной реализации.

Если мы хотим быть эффективными, то любое действие производится не ради активности, а для эффективного достижения поставленной цели. То есть обозначение цели и формулировка условий эффективности обязательны. Фильтр необходимости в данном случае как раз и является первым каркасом для выстраивания по-настоящему результативной деятельности.

А ведь мы с вами уже неоднократно использовали данный инструмент. Он полезен при решении самых разных проблем бизнеса:

В перечне наших рабочих инструментов есть фильтры, относящиеся как к самому началу работ (например, при выборе ключевых параметров, обеспечивающих успех проекта, или при формировании личных жизненных приоритетов), так и к завершению определенных этапов (таких, как передача стартап-проекта в регулярную работу).

Придумывание новых фильтров становится очень увлекательным занятием с того момента, как начинаешь понимать, что его применение удивительным образом повышает эффективность деятельности. Простейший фильтр необходимости можно применять именно для осознания, нужна ли конкретная активность в данный момент времени. Он может выглядеть так:

1. Можно ли без реализации данного мероприятия добиться успешного результата?

2. Если действие не будет произведено, то что можно использовать вместо него для реализации поставленной цели? Допустимы ли в этом случае затраты на достижение цели?

Ответ “нет” или “не знаю” на любой вопрос означает, что нужно действовать.

С автором статьи можно связаться по адресу: margo@starcons.ru.