Программное обеспечение для рабочих групп играет все более ощутимую роль в процессе автоматизации деятельности предприятия. Компьютерные издания пестрят новостями о новых разработках в этой области и сравнительными обзорами систем, уже завоевавших твердое положение на рынке. Резко возросший спрос на такие системы подтолкнул крупнейших производителей ПО к серьезным действиям: во что бы то ни стало завоевать этот сектор рынка. Примером тому - и нашумевшее поглощение корпорацией IBM компании Lotus Development, и распространение Microsoft информации о непревзойденности еще не вышедшего продукта Exchange, и маркетинговые усилия компании Novell в продвижении системы GroupWise.
Но я бы хотел остановиться на другой фирме и на другом продукте, который, на мой взгляд, не только не уступает ни Lotus Notes, ни Novell GroupWise, но даже в определенных характеристиках существенно их превосходит. Речь пойдет о программном обеспечении TeamWARE Office компании ICL (Великобритания).
Teamware office- основа для построения сложных систем
TeamWARE Office - основополагающий продукт в таком направлении деятельности компании ICL, как автоматизация работы подразделений, организаций и больших корпораций. Он обеспечивает безбумажный документооборот, сокращая сроки бизнес-процессов, повышая качество и скорость обслуживания клиентов.
TeamOffice является, с одной стороны, модульным продуктом, а с другой - это открытая платформа для разработчиков приложений. В стандартный комплект продукта входят только пять модулей, обеспечивающих основу работы системы, и базовые, интегрированные функции. Однако на настоящий момент третьими фирмами уже разработаны десятки приложений для TeamOffice, охватывающих учет клиентов организации, автоматизацию торговых домов, планирование проектов и т. д. Рассмотрим только стандартные модули этой системы: TeamMail, TeamForum, TeamCalendar, TeamLibrary и TeamFlow. (Стоимость первых четырех - $600, последнего - $400.)
TeamMail предназначен для автоматизации процесса обмена информацией между кругом лиц. Он существенно упрощает общение сотрудников организации. Не надо волноваться, находится ли в момент передачи информации ваш собеседник на своем рабочем месте, можно быть уверенным, что ваше сообщение попадет в его компьютер, а не в компьютер соседа. При распространении информации ограниченного доступа TeamMail обеспечит ее полную конфиденциальность.
Особенно велико значение TeamMail для организаций с территориально-разветвленной структурой и инфраструктурой. TeamMail позволяет объединить разрозненные офисы, склады, магазины в единую информационную магистраль. В итоге менеджер по закупкам, находящийся в Москве, может общаться с заведующим складом в Санкт-Петербурге, даже не задумываясь, какие расстояния их разделяют.
TeamMail аналогичен некоторым другим системам электронной почты, например MS-Mail, cc:Mail. Однако в отличие от них он обладает рядом преимуществ. Во-первых, весь программный пакет TeamOffice выполнен по технологии клиент-сервер, это позволяет существенно снизить трафик по сети и обеспечить практически мгновенную доставку сообщения адресату. Во-вторых, в этой электронной почте расширены варианты статусов отправленных и полученных сообщений, т. е., послав письмо, его автор может в любой момент увидеть, отправлено ли оно, дошло ли оно до адресата, прочитано ли оно им. Строка статуса сообщит вам, если при передаче возникла ошибка или что адресат, не прочитав содержания, удалил сообщение.
TeamForum позволяет проводить электронные форумы, дискуссии или конференции между сотрудниками в режиме off-line, т. е. без непосредственного контакта между собеседниками. Как и TeamMail, он базируется на передаче документов по информационной магистрали сообщений. Однако в отличие от электронной почты TeamForum осуществляет более организованные дискуссии на определенную тему между определенным кругом лиц. Проще всего понять предназначение этого модуля на примере.
Из государственных органов управления приходит документ, который вносит изменение в действующее законодательство, налогообложение или таможенные пошлины. Руководитель организации понимает, что необходимы какие-то действия для изменения существующей схемы работы предприятия. Обсуждение этого вопроса должно происходить при участии финансового директора, главного бухгалтера, представителя юридической службы и начальника планового отдела. Используя TeamForum, руководитель открывает конференцию, посвященную данному вопросу, и определяет состав и права участников обсуждения. В течение определенного времени (недели, месяца, года) все вносят свои предложения по реорганизации, соглашаются с замечаниями других или высказываются против них и приходят совместно к новым идеям. После проведения электронной дискуссии участники собираются на реальное совещание, и им остается только одно - принять окончательное решение по реорганизации.
Таких примеров можно привести много и из области разработок продуктов, и из опыта обсуждения задач, поставленных перед кругом лиц.
Привлекательность электронного способа организации дискуссий состоит в том, что нет необходимости одновременно отвлекать от текущей работы всех заинтересованных лиц, а также в экономии времени за счет проведения предварительных обсуждений. В результате повестка дня заключительного совещания состоит только из одного пункта: принятие окончательного решения.
TeamCalendar - это средство работы группового планирования как в рамках небольшой группы, так и на уровне крупной организации. Продукт имеет две основные области применения:
1) управление временем сотрудников и групп сотрудников;
2) планирование и распределение корпоративных ресурсов (транспорт, помещения, оборудование).
На первый взгляд может показаться, что TeamCalendar способен решать очень узкий спектр задач автоматизации деятельности предприятия. Однако, тщательно проанализировав все выгоды, которые он приносит при организации совместных мероприятий (собраний, совещаний, встреч), распределении времени использования общефирменного транспорта, помещений, оборудования, можно с уверенностью сказать, что его появление среди базовых модулей TeamOffice отнюдь не случайно.
Например, при организации собрания TeamCalendar позволит вам, не вставая с рабочего места, запросить сотрудников о возможности их участия, удостовериться в наличии помещения и оборудования и забронировать его на определенное время, обеспечить участников транспортом. И все это можно сделать не только с одного компьютера, но даже из одного пункта меню системы TeamCalendar.
Многие организации уже пришли к выводу о невозможности бумажного хранения документов и о несовершенстве файловой структуры DOS, которая не в состоянии полностью идентифицировать документ. Для решения этой проблемы предназначен TeamLibrary, позволяющий организовать как личные архивы каждого сотрудника, так и всю библиотеку документации целого предприятия. В отличие от файловой системы DOS он обеспечивает идентификацию документа по полному его названию, автору, датам создания и последней редакции, различным версиям документа, организует хранилище в иерархической структуре, имеющей бесконечную степень вложенности и не ограниченной по количеству документов в каждой папке.
Однако решение вопроса структурированного хранения не снимает всех проблем с архивной службы предприятия. Подшить документ в необходимую папку не так трудно и не так накладно, а вот через некоторое время найти его или, что еще сложнее, сделать выборку материалов, размещенных в разных архивах и датированных разными годами, - проблема.
Для примера давайте представим, сколько времени потребуется архивной службе, даже при оптимально построенном хранилище документов в бумажном виде, чтобы найти все документы за 1990 - 1995 гг., созданные Ивановым И. И., в которых содержатся фразы: “гарантийные обязательства” и “налогом не облагается”.
На эту задачу архивная служба может потратить день, неделю, а может и вообще не справиться с ней. Используя TeamLibrary, любой сотрудник, обладающий необходимыми правами, способен самостоятельно и быстро решить эту задачу. Причем его выборка может строиться не только по названию или дате, но и по тексту документа.
Таким образом, TeamLibrary обеспечивает полную сохранность и конфиденциальность документов и сводит к минимуму затраты времени на их поиск и выборку.
TeamFlow - самый интеллектуальный и самый важный модуль программного продукта TeamOffice. С помощью TeamFlow можно обеспечить функционирование единой формализованной системы управленческого документооборота предприятия.
Однако для того чтобы этот продукт действительно оправдал себя, необходимо потратить значительное время на его настройку: на создание стандартных форм документов, присвоение каждому типу документа своего маршрута прохождения по инстанциям внутри организации, а также на описание вариантов обработки на каждом этапе, т. е. реальное использование TeamFlow возможно только после создания схемы документооборота предприятия и занесения полученного макета в исходную базу данных.
Несмотря на все сложности и серьезные затраты времени, которые возникают на этапе проектирования, игра стоит свеч, так как в результате вы получите чрезвычайно простой и понятный конечному пользователю интерфейс. Уже не надо будет задумываться над полной схемой документооборота всей организации. Сразу же отпадут вопросы, как правильно оформить документ, кому его передать на подпись или согласование, где и на какой стадии исполнения он сейчас находится. Все это автоматически решит TeamFlow.
В итоге TeamFlow принесет существенные выгоды для организации. Он ускорит сроки исполнения документов, формализует и упорядочит документооборот.
Комплексное решение на базе TeamOffice
Комплект продуктов и модулей, основанных на TeamOffice, позволяет построить единую автоматизированную систему управленческого документооборота и офисной деятельности предприятия. Это достигается за счет высокой интеграции не только модулей системы, но и внешних приложений, таких, как File Manager, MS Word, AmiPro и др. В итоге конечный пользователь имеет дело не с разрозненными, нестыкующимися приложениями, а работает в единой структуре, не задумываясь о проблемах совместимости продуктов, произведенных разными фирмами.
Другим преимуществом TeamOffice является масштабируемость и поддержка территориально-распределенной структуры организации. Пакет создает единую информационную магистраль, существенно снижая транспортные расходы и ускоряя распространение информации в целом.
И наконец, TeamOffice заботится о сохранности информации, циркулирующей внутри организации, и ограничении доступа к ней. Все действия пользователей в любом из приложений этого программного продукта обязательно санкционированы администратором системы, т. е. каждый сотрудник в соответствии со своим статусом обладает рядом прав на доступ, изменение или удаление различных разделов информации. Таким образом обеспечивается высокая надежность и полная гарантия сохранности и конфиденциальности всей системы.
Вячеслав Овчинников
