Успех “Салиты” поддержан технологиями “Паруса”
Проекты
Четыре года назад компания “Салита” начиналась с небольшой фирмы по оптовой торговле итальянской обувью. Офис, торговый зал, склад, бухгалтерия - все было в одном месте, под рукой. Однако удачно поставленное и грамотно “раскрученное” дело росло и расширялось: сегодня “Салита” - крупное оптово-розничное предприятие, входящее в первую десятку обувных фирм столицы. Более десяти магазинов и торговых павильонов в разных районах Москвы, несколько крупных складов, центральный офис - управлять таким обширным и постоянно растущим хозяйством непросто даже с помощью компьютерных технологий. А “Салита” располагает солидным опытом в этом отношении, и рассказ главного бухгалтера фирмы Аллы Евгеньевны Михайловой - тому подтверждение.
- Собственно говоря, уже тогда, в 1993 г., было ясно, что автоматизация необходима: расширялся ассортимент, помимо разнообразия артикулов, приходилось иметь дело с сеткой размеров, категорий обуви; к ним со временем прибавилась кожгалантерея, также имевшая свое деление по различным параметрам. Поэтому требования к бухгалтерской программе у нас изначально были довольно высокие, и мы не сразу нашли подходящую. В конечном итоге выбор между продуктами фирм R-Style и “Парус” склонился в пользу последнего, и пока мы ни разу об этом не пожалели.
Главное, что нас привлекло в пакете “Парус” (это была тогда версия 4.01), - хорошо поставленная, отработанная до мелочей и в то же время понятная, легко осваиваемая система бухучета. Даже рядовой бухгалтер очень быстро, после нескольких консультаций, начинал уверенно работать с программой - формы платежных и отчетных документов в ней привычны для бухгалтера, разнообразные справочники существенно облегчали рутинную работу по заполнению этих форм. Дополнительные возможности работы с кассой и складом (выписка накладных, их обработка и пр.) подтвердили правильность нашего выбора. Кроме того, программа дала нам возможность свести весь учет воедино: оптовый зал, выписку накладных, кассу, склад. Покупатели приходили, выбирали товар, брали накладные, платили по ним в кассу, получали товар со склада. А автоматизированная система позволяла нам немедленно определить, какое количество товара осталось на складе (заодно решалась проблема инвентаризации), оформить платежные документы, тут же сделать бухгалтерские проводки - и все это мгновенно фиксировалось и обрабатывалось.
И наконец, “Парус” - это не только хороший программный продукт, это продуманный, на высоком уровне реализованный проект автоматизации, включающий в себя создание локальной вычислительной сети (ЛВС), установку полного набора оргтехники, обучение персонала и внедрение самой системы.
Наша фирма росла: появился новый склад, вдали от офиса (а это уже отдельное, полноценное складское хозяйство со всеми его атрибутами), открылся первый магазин розничной торговли (значит, понадобились кассовые аппараты, торговый зал и другие присущие ей атрибуты), возникли и новые проблемы, которые росли пропорционально количеству подразделений и сотрудников.
Мы росли вместе
К нашим выросшим потребностям у “Паруса” подоспел новый продукт - “Парус 5.11”. В нем были возможности работы с удаленными складами: можно было не только вести складской учет на соответствующем уровне, но и оперативно и регулярно передавать эти данные в бухгалтерию. Кстати, стимулом к освоению новой версии и к усилению внимания к работе со складами послужил печальный случай - крупная кража. На удаленный склад пришли покупатели, предъявили накладные (как оказалось, поддельные, хотя и печати были, и подписи), загрузили товар в машину и скрылись. Этого не случилось бы, если бы кладовщик мог с помощью компьютера проверить, оплачен ли товар, действительно ли выписана эта накладная и т. п. Иными словами, оперативная связь складов и бухгалтерии стала для нас не роскошью, а насущной необходимостью.
- И как вы работаете теперь с удаленными подразделениями? Ведь магазины ваши расположены в разных концах города и тоже, вероятно, пользуются телекоммуникационными средствами? А какие проблемы решаются с их помощью?
- Пока мы передаем информацию через модемную связь. Происходит это так: вечером кладовщик передает по модему в бухгалтерию все данные об отпущенном товаре (накладные, сводные ведомости и т. д.), а утром бухгалтер сверяет их с оперативными документами, поступившими к этому времени (в бумажном виде), (компьютер компьютером, а от документа с печатью и подписью мы пока уйти не можем), и отрабатывает это в учете - буквально нажатием нескольких клавиш.
А что касается магазинов, то они каждый день присылают к нам в бухгалтерию отчеты о движении товара за день (как в бумажном, так и в электронном варианте). В электронном варианте также переправляются данные об остатках товаров в магазине. Кроме того, каждую неделю в магазинах меняются смены (происходит так называемая “пересменка”), и при этом необходима такая операция, как полное снятие остатков. Прежде в этой процедуре участвовали обе смены (сдающая и принимающая), которые вместе сверяли всю товарную наличность в магазине, и занимало это столько времени, что приходилось считать даже ночами, теперь же все укладывается в пределы нормального рабочего дня. Иногда (обычно без предупреждения, неожиданно) к пересменке подключается бухгалтерия - для контроля: чтобы смены друг другу “воздух” не передавали, ведь написать можно все что хочешь, а придешь - товара нет. Так мы осуществляем профилактику злоупотреблений. Впрочем, сейчас их случается мало - мы стараемся вести продуманную кадровую политику.
- А разве директору магазина не интересна эта информация; сколько и какого товара продано за день, сколько еще осталось?
- Разумеется, интересна, и все директора магазинов интенсивно ею пользуются. Программа позволяет делать выборки по группам товаров, по динамике их движения за определенные (произвольные) периоды, представляя им богатые возможности для анализа и решений: если товар быстро расходится (а кстати, почему?), то его надо дозаказать со склада, а возможно, и немного поднять цену; если товар не идет (опять же почему?), можно снизить цену либо (если эта мера не поможет) вернуть товар на склад; если идет преимущественно женская обувь, то мужской, вероятно, нужно заказывать со склада меньше; динамика “продаваемости” тех или иных размеров, фасонов, цветов - все это очень важно знать для грамотного управления.
- Кстати, а как формируются товарные отчеты? Ведь магазин - это розничная торговля, где все операции связаны с кассовыми аппаратами?
- Здесь также пришлось искать специальные решения. Когда фирма начала открывать магазины, разумеется, встал вопрос и о кассовых аппаратах, и об их взаимодействии с бухгалтерской программой. Сотрудничество с фирмой “Сервис-плюс” помогло нам остановить свой выбор на интеллектуальных кассовых аппаратах IPC под управлением программы “СуперМаг”: они способны хранить в памяти прайс-листы объемом до десятков тысяч наименований, позволяют учитывать продажи в реальном времени, делать первичную обработку результатов продаж за день (или за другой период времени), устойчиво работают с оборудованием для штрих-кодирования и т. д. - не буду перечислять все их достоинства. Поэтому было вполне логичным попытаться соединить программные продукты фирм “Парус” и “Сервис-плюс”. И теперь данные с кассовых аппаратов магазина (обычно их несколько) в конце дня собираются на компьютере администратора (или директора), а затем с помощью модема пересылаются в бухгалтерию и импортируются в бухгалтерский модуль “Парус 5.11”.
Кстати, при переходе на новую версию нам удалось обновить и технику, которая уже практически выработала свой ресурс: сейчас мы работаем в основном на машинах уровня Pentium 133 (порядка 70%) и 486 (около 30%).
- Традиционный вопрос: как повлияло внедрение ИТ на объем именно вашей, бухгалтерской работы?
- Очень благотворно: если раньше для обработки товарных отчетов приходилось засиживаться допоздна, а то и брать работу домой (на субботу и воскресенье), то теперь мы прекрасно все успеваем в течение рабочего дня. Несравненно меньше времени уходит на подготовку отчетов для налоговой инспекции: собственно балансовый отчет при аккуратном ведении учета в конце месяца получается автоматически, как и все необходимые для него формы и приложения, остается их только распечатать.
Очень помогают нам наши специалисты-компьютерщики (которые не просто помощники, а уважаемые коллеги), которые, собственно говоря, являются и неким связующим звеном между нами и специалистами “Паруса” (участвуя во внедрении системы, в обучении персонала бухгалтерии), и “скорой помощью” (на первых порах сбои программы случались, сейчас такой работы у них существенно поубавилось). Да и разработка некоторых прикладных задач (в частности, для аналитической работы отдела планирования продаж) - также дело их рук. Помимо этого на их попечении состоит весь парк техники вплоть до кассовых аппаратов (ремонт, профилактика, установка, наладка). И одно из важнейших направлений - работа с удаленным доступом: именно наши технические специалисты осуществляют прием информации с удаленных объектов, поддерживают обмен данными с кассовыми аппаратами и обеспечивают оперативную связь с Италией (ведь нашими партнерами являются итальянские фирмы) по сети Интернет.
- Были ли еще проблемы, помимо упомянутых вами сбоев программы?
- Были, конечно, - и с обучением иной раз не все гладко проходило: магазины и склады у нас в разных местах, и чтобы согласовать график обучения персонала, приходилось прилагать много организационных усилий (и нам, и сотрудникам “Паруса”); случались и накладки. Другая проблема - удаленный доступ, с ним было довольно много хлопот: пробовали разные варианты - и дискеты, и доступ в режиме реального времени, однако остановились на применении модемов. Оказалось, что для наших несовершенных линий связи они пока что представляют оптимальный вариант. Хотя впоследствии, если будет возможно, хотелось бы перейти на связь в режиме реального времени.
- А если бы по какой-то причине не стало вдруг компьютеров и пришлось вести учет по старинке - на бумаге?
- Ну что вы, это просто немыслимо! Это совершенно невозможно! Уже тогда, три года назад, мы задыхались от объемов счетной работы, приходилось расширять штат бухгалтеров, и все равно рабочего дня не хватало. А сейчас - совсем другое дело. Автоматизация позволила уменьшить штат бухгалтерии более чем на треть: если раньше на одном участке сидело два человека, то сейчас один человек успевает обработать два участка - например, склад и кассу.
- Не создало ли это сложностей для дирекции - ведь сокращение штатов не всегда проходит безболезненно, а у вас не было с этим проблем?
- Дело в том, что у нас было скорее не сокращение, а реорганизация: да, бухгалтерию сократили, но одновременно был организован отдел планирования продаж, необходимость в котором уже назрела. Те кадры, которые высвободились в бухгалтерии, мы смогли использовать в новом подразделении, убив таким образом двух зайцев: и люди не пострадали, и структура фирмы улучшилась.
Не только учет, но и планирование
- А для чего нужен отдел планирования продаж? На основе каких данных он работает?
- Товарные отчеты за день, которые каждый директор магазина присылает в бухгалтерию, попадают и в плановый отдел - все это, разумеется, также делается по модемной связи. Именно этот отдел непосредственно следит за поставкой ассортимента магазину. Здесь отслеживают остатки товаров в магазинах и регулируют поставки: следят не только за наличием артикулов и моделей, но и поддерживают размерную сетку, набор цветов обуви и пр. Кроме того, Москва - город большой и неоднородный (и по количеству населения, и по его состоятельности), наши магазины находятся в разных районах - в одних идет дорогая обувь, в других дешевая, в третьих - уцененная. Увидеть это и правильно распределить товар - также задача отдела планирования продаж. Или, например, если товар в одном магазине две недели залежался, его надо попытаться перебросить в другой, где его легче продать.
И наконец, может получиться так, что всю обувь, пользующуюся повышенным спросом, какой-нибудь расторопный директор отпишет со склада себе, а другие магазины останутся без нее. Плановый отдел должен следить и за этим - ведь важно поддерживать интересы и выгоду всей фирмы в целом, а не отдельных ее подразделений.
Разумеется, планирование ассортимента, обеспечение своевременных поставок, прогнозирование спроса, анализ деятельности партнеров-поставщиков - все это также входит в задачи отдела.
Таким образом, если в начале нашего сотрудничества с “Парусом” у нас шла речь об автоматизации бухгалтерского учета (и мы справились с этой задачей уже с помощью версии “Парус 4.2”), то теперь версия “Парус 5.11” позволит наладить и товарооборот, и снабжение, и розничную торговлю и провести анализ товарных и финансовых потоков - иными словами, речь идет уже об автоматизации управленческих функций. Сейчас очень важно получить информационную помощь именно на уровне поддержки принятия решений, ведь даже в торговле - наиболее прибыльном (до последнего времени) секторе экономики - уже закончился период сверхприбылей, и за каждый процент приходится бороться. Разумеется, без помощи современных технологий в такой борьбе не обойтись. 4
К автору можно обратиться по адресу: tatyana@bogat.msk.ru.
Татьяна Богатова
Применение программы “Парус” позволило:
- в 2,3 раза увеличить скорость обработки документов;
- исключить злоупотребления сотрудников за счет
контроля всех рабочих процессов;
- сэкономить время получения необходимой информации в удаленных подразделениях (складах, магазинах) за счет использования модемной связи;
- максимально сократить время подготовки отчетной
документации в налоговые органы;
- легко автоматизировать работу вновь создаваемых служб и отделов предприятия (например, планового).
Экономический эффект
- Анализ торгово-снабженческой деятельности
с помощью системы “Парус 5.11” дал возможность снизить затраты в этой области на 8%.
- Автоматизация бухгалтерских операций позволила уменьшить время, необходимое на их отработку, существенно снизить количество ошибок и высвободить трёх человек для более важной работы.
- Оптимизация товарных запасов на складах
и эффективное использование складских площадей помогли сэкономить 4% оборотных средств.
