”Оптима” распахивает ниву конфиденциального документооборота
Владимир Митин
За семь лет существования компания “Оптима” (www.optima.ru) прошла типичный для многих российских компьютерных фирм путь: дистрибуция - системная интеграция - разработка тиражируемых приложений.
15 января компания представила свой первый “коробочный” продукт, разработанный отделом информационных технологий во главе с Ефимом Старостиным. Он получил условное наименование Optima-WorkFlow Easy Start LAN Edition и рассчитан на работу в локальной сети, обслуживающей до десяти пользователей. Полное название продукта звучит так: “комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота”. Область его применения - банки, торговые и финансовые компании, государственные структуры. Ориентировочная стоимость составляет $490.
Назначение пакета Optima-WorkFlow
Пакет предназначен для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.
Написанный на MS Visual Basic и Visual C, в качестве серверных компонентов он использует MS Exchange Server и MS SQL Server из семейства Microsoft NT BackOffice. Продукт оптимизирован для применения в составе Microsoft Office и, по словам Ефима Старостина, позволяет решать практически весь спектр типичных задач по обработке данных.
Глава отдела информационных технологий отметил, что облегченный “коробочный” вариант Optima-WorkFlow создан на базе полнофункционального пакета, который в рамках интеграционных работ прошел “обкатку” примерно на 30 предприятиях, насчитывающих от 5 до 120 рабочих мест. При этом необходимость в массовом распознавании бумажных документов возникла лишь в нескольких организациях, где эта проблема была решена на базе хорошо интегрированного с технологиями Microsoft пакета FineReader, разработанного фирмой ABBYY Software House (прежнее название - BIT Software).
Основная концепция автоматизации документооборота, лежащая в основе Optima-WorkFlow, состоит в том, что управлению и планированию подлежат в первую очередь производственные процессы (потоки работ), в ходе которых создаются и движутся документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной или управленческой работы.
Во время работы Optima-WorkFlow с точностью до минуты и имени исполнителя фиксирует в специальных журналах весь процесс движения документов. Кроме того, она собирает статистические данные о перемещении “электронных бумаг”, анализ которых позволяет сделать документооборот предприятия более рациональным.
Установка и адаптация
Вводить систему в строй можно поэтапно, охватывая в первую очередь критические участки делопроизводства и постепенно распространяя ее на другие области деятельности предприятия. По словам представителей компании “Оптима”, она начинает работать практически сразу после выполнения несложных настроечных процедур и потому позволяет довольно быстро окупить затраченные средства.
Реорганизацию документооборота, потребность в которой может возникнуть в связи с изменением структуры предприятия или в ходе совершенствования управленческих процессов, можно проводить, не прерывая нормальной эксплуатации Optima-WorkFlow, поскольку все вносимые изменения вступают в действие быстро и согласованно.
Система позволяет организовать и спланировать выполнение работ с документами как по заданным предопределенным схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Планирование процессов обработки “электронных бумаг” проводится с использованием простых и интуитивно понятных графических средств, обладающих некоторыми свойствами CASE-систем. Это может заметно удешевить процесс внедрения, избавив заказчика от необходимости заранее покупать и осваивать дорогие и сложные программные средства проектирования данных и логики бизнес-процессов.
По словам разработчиков, принципы организации электронного документооборота на базе системы Optima-WorkFlow весьма схожи с теми, что приняты в традиционном бумажном документообороте. Допускается также совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов.
Особенности функционирования
Учитывая достижения новых информационных технологий, разработчики WorkFlow максимально расширили смысл понятия “документ”: в этой системе им может быть текстовый файл, таблица, изображение, полученное с помощью сканера, документ, поступивший по факсу, и даже звук. Например, пользуясь системой WorkFlow, можно продиктовать распоряжение (или запрос) и, отправив его в качестве документа, довести в заданные сроки “под роспись” перечисленному кругу исполнителей. При этом система сама обеспечит контроль за временем исполнения распоряжения или представления ответов на запрос и проверит подлинность фонограммы.
Принципы открытой архитектуры позволяют системе Optima-WorkFlow взаимодействовать с любыми другими средствами обработки данных, например с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты, факсимильной связи и т. д. Благодаря механизму ODBC обеспечивается ее совместимость со всеми современными корпоративными СУБД и офисными приложениями.
Квалифицированные пользователи могут нарастить базовые возможности WorkFlow, дополнив ее своими собственными прикладными разработками. Все программные коды и объекты, поставляемые в расширенной конфигурации системы, доступны для дальнейшей модификации.
Система способна упорядоченно хранить все варианты (версии) документа, прошедшего через руки множества исполнителей и подвергавшегося различным изменениям. Это позволяет при необходимости быстро восстановить “историю процесса” или разыскать исходные тексты, необходимые в качестве образцов. Размер архива ограничивается только возможностями оборудования. Разработчики утверждают, что при использовании современных сетевых технологий и мощных серверов, соответствующих требованиям Microsoft NTBackOffice, в архиве системы можно хранить все документы, которые были созданы в крупном учреждении за десятки лет интенсивной работы.
Документы, правила их обработки, маршруты рассылки и служебная информация защищены системой от преднамеренного и непреднамеренного вмешательства. Поддерживаются стандарты защиты, принятые для систем гарантированной стойкости (класс C2 - на уровне Windows NT). Используются методы криптографической защиты и средства “электронной подписи”. Система Optima-WorkFlow совместима со специальными средствами защиты информации, что позволяет согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности (“Оптима” имеет лицензии ФСБ, ФАПСИ и Гостехкомиссии при Президенте РФ на деятельность в области защиты информации).
Несмотря на то что Optima-WorkFlow Easy Start LAN Edition может быть установлена пользователями со средним уровнем компьютерной грамотности, компания создала подразделение, которое оказывает услуги по установке системы и подготовке персонала.
Кроме организации “горячей” линии для зарегистрированных пользователей предусмотрено систематическое проведение семинаров для различных категорий пользователей по углубленному освоению системы и обучение по таким специальностям, как администратор системы, бизнес-аналитик и организатор процессов документооборота, контролер исполнения поручений, разработчик форм отчетности. По расчетам Ефима Старостина, к маю этого года будет реализовано около тысячи копий системы.
Поскольку пакет Optima-WorkFlow можно рассматривать как расширение MS Exchange Server, “Оптима” ведет переговоры с московским представительством Microsoft о совместном продвижении на российском рынке продукта MS BackOffice Small Business Server и своего “коробочного” первенца.
Телефон компании “Оптима”: (095) 263-9916, адрес: info@office.optima.ru.
