Э-КОММЕРЦИЯ
Корпоративная (private) или открытая (public) система? За и против
Лед тронулся...
Продолжение. Начало см. в PC Week/RE, № 7/2002, с. 30.
Открытые (public) системы электронной коммерции, как правило, обладают следующими признаками:
- предназначены для использования многими потребителями и многими поставщиками;
- доступны через Интернет;
- обладают транзакционными механизмами.
Читателям наверняка известно как минимум несколько Интернет-систем, предназначенных в той или иной степени для поддержки снабженческих и сбытовых функций, в том числе специализирующихся на оборудовании и материалах для нефтегазовой отрасли. Эти системы предлагают информационный сервис, позволяющий снабженцу нефтегазовой компании вести поиск в базе данных такой системы через Интернет:
- по наименованию предприятий - производителей и поставщиков продукции;
- по местоположению поставщика - региону, области, городу;
- по виду продукции (по классификатору);
- по наименованию продукции или ее модели, ГОСТу, спецификации и т. п.
Однако на этом функции большинства имеющихся систем исчерпываются, хотя важнейшим свойством любых, в том числе открытых, систем электронной коммерции является наличие транзакционных механизмов:
- коммерческая переписка между снабженцем и поставщиком;
- запрос и получение коммерческих предложений;
- проведение конкурсных торгов и тендеров;
- предконтрактная и контрактная подготовка;
- размещение и согласование заказов;
- подготовка и проведение оплат;
- контроль поставок, логистика.
Уже существуют системы, которые можно в полной мере отнести к классу открытых систем электронной коммерции (электронного снабжения). Например, многим читателям хорошо известна ЭТП (электронная торговая площадка) ИНМАРСИС (www.inmarsys.ru), предназначенная для организации снабжения нефтегазовых компаний и для поддержки сбыта предприятий - производителей и поставщиков, снабжающих нефтегазовую отрасль.
Типичная структура открытой системы электронного снабжения приведена на рис.1.
Рис. 1. Открытая система электронного снабжения - электронная торговая площадка
Корпоративные (private) системы электронного снабжения, в отличие от открытых, обладают, как правило, следующими признаками:
- предназначены для использования (проведения закупок) одним предприятием - потребителем продукции или одной аффилированной группой предприятий (компаний);
- функционируют в корпоративной интрасети этого предприятия;
- открывают ограниченный доступ через Интернет предприятиям-поставщикам для обеспечения транзакционных механизмов;
- покрывают весь бизнес-процесс МТО;
- интегрированы с корпоративной АСУ (ERP-системой).
Структура корпоративной (private) системы электронного снабжения изображена на рис. 2.
Рис. 2. Корпоративная система электронного снабжения
Каждой компании, решающей для себя, систему какого типа ей необходимо использовать для автоматизации закупок - открытую (public) или корпоративную (private), нужно будет ответить на следующие вопросы:
- какие денежные ресурсы могут быть выделены?
- насколько закрытую или открытую политику закупок ведет данная компания?
- нужно ли покрыть весь бизнес-процесс МТО?
- можно ли использовать типовые модели бизнес-процессов или необходимо выстраивать свои сценарии, полностью адекватные принятому на предприятии регламенту, и учитывать специфичные форматы документов?
- нужна ли интеграция с другими функционирующими подсистемами корпоративной АСУ (ERP-системы), например, с “Бухгалтерией”, “Складами” и т. п.?
- сколько рабочих мест снабженцев и другого персонала планируется обеспечить доступом к системе?
Ниже приведены критерии, позволяющие решить, какой из двух типов систем в наибольшей степени соответствует вашей текущей производственной необходимости (см. табл.).
Какая электронная система снабжения - открытая (public) или корпоративная (private) - вам необходима?
| Критерии требования | Открытая (public) система | Корпоративная (private) система | Вывод |
1. Стоимость внедрения и использования | Низкая, ~$300 на одно рабочее место в месяц
| Высокая, от $500K до $2-5M | Если число планируемых в системе рабочих мест ваших сотрудников (снабженцев и других) менее 30, то можно пользоваться услугами открытой системы. Если же это число больше 100, то стоимость двух-трехлетней подписки на услуги открытой системы становится сопоставимой со стоимостью внедрения корпоративной системы снабжения. |
2. Сроки начала работы с системой | Немедленно
| По мере внедрения системы, обычно через 3-6 месяцев после старта проекта |
|
3. Обеспечение информационной герметичности, безопасности и надежности | Среднее, зависит от конкретной открытой системы и от операций, проводимых в данной системе для обеспечения закупки | Высокое, используются специальные средства информационной безопасности в рамках вашей внутрикорпоративной интрасети. Доступ в интрасеть извне (из Интернета) физически ограничен и строго регламентирован | Если требования по обеспечению информационной герметичности, безопасности и надежности для вас стоят на первом месте, то более целесообразно строить свою корпоративную систему снабжения. |
4. Поддержание актуальности базы данных поставщиков и каталогов продукции | Обеспечено администрацией открытой системы | Ваша забота, если только вам не удастся убедить всех ваших поставщиков постоянно поддерживать в актуальном состоянии свои каталоги, прайс-листы и т. п. Или нужно использовать внешний каталог | Для корпоративной системы снабжения одна из серьезных проблем - поддержание баз данных в актуальном состоянии. При этом есть три пути решения: 1) вести самим; 2) убедить поставщиков, чтобы они актуализировали свои данные; 3) использовать внешний каталог. |
5. Адекватность корпоративным бизнес-процессам закупки, свои “правила игры” с поставщиками | Типовые модели бизнес-процессов и типовые сценарии | Адекватные модели ваших корпоративных бизнес-процессов с возможностью настройки и изменения режимов доступа и регламента документооборота | Корпоративные системы строятся исходя из интересов конкретного заказчика и изначально ориентированы на корпоративные модели и сценарии бизнес-процессов, в то время как открытые системы предлагают обычно типовые модели и сценарии. |
6. Интеграция с корпоративной АСУ (ERP-системой) | Не предусмотрена | Предусмотрена интеграция с модулями “Склады”, “Бухгалтерия”, “Финансы и бюджет” и т. п. | Для больших предприятий, как правило, требование по интеграции с существующей АСУ (ERP-системой) является основополагающим. |
7. Расширение функций системы | Зависит от администрации системы | Зависит от корпоративных (ваших) потребностей | Если вы планируете в будущем расширять функции системы, то более целесообразно строить свою внутрикорпоративную систему снабжения. |
(Жирным шрифтом выделены преимущества одного типа систем над другим)
Согласно опыту работы многих крупнейших нефтегазовых компаний, весьма эффективным и целесообразным представляется двухэтапный подход с последовательным использованием как открытой, так и закрытой (корпоративной) системы.
1-й этап: использование открытой (public) торговой площадки (10-50 рабочих мест).
Предусматривает:
- накопление первичного опыта работы через электронную систему снабжения;
- выявление специфических особенностей и регламента работы с поставщиками;
- определение методики электронных закупок по видам номенклатуры;
- формирование техзадания и постановку задачи создания корпоративной системы.
2-й этап: создание и внедрение корпоративной системы электронного снабжения.
Обеспечит:
- улучшение экономических показателей за счет снижения издержек и оптимизации бизнес-процессов;
- развитие конкуренции среди поставщиков;
- поддержку реальных рыночных отношений между поставщиками и потребителями, объективность и мотивированность принятия решений о выборе поставщика;
- интеграцию с другими подсистемами АСУ (ERP), функционирующими на предприятии;
- формализацию регламента МТО.
Электронная сделка - реальность или виртуальность? Как протекает процесс закупки в электронной системе снабжения? Что нужно снабженцу и что - поставщику?
Попробуем представить типичный бизнес-процесс материально-технического снабжения ПОТРЕБНОСТЬ -> ЗАКУПКА -> ПОСТАВКА в виде следующей схемы (рис.3):
Рис. 3. Укрупненная схема бизнес-процесса МТО (красным цветом отмечены блоки,
относящиеся к юридическим и финансовым аспектам сделки и требующие ЭЦП)
Процесс закупки начинается в тот момент, когда профессиональный снабженец (закупщик) производит поиск и подбор поставщиков по номенклатуре согласно утвержденной потребности. Обычно поиск ведется либо по внутренней корпоративной справочной базе (картотеке), либо по различным каталогам, справочникам, бюллетеням, рекламным материалам и пр., в том числе доступным в электронном виде и через Интернет.
В электронной системе снабжения, как правило, имеется возможность поиска поставщиков заданной продукции во внутреннем или внешнем каталоге, причем в качестве последнего может выступать открытая электронная торговая площадка.
После осуществления предварительного поиска проводится коммерческая переписка с поставщиками, уточнение технических характеристик и возможных условий поставки. Далее осуществляются выбор поставщика и предконтрактная подготовка согласно следующим основным схемам:
- прямой выбор (прежде всего для монопольной продукции и продукции с особыми техническими характеристиками);
- сравнительный аналитический выбор (для неосновной номенклатуры, а также для отдельных видов основной);
- на тендерной (конкурсной) основе (в основном для отдельных видов основной номенклатуры, а также для ценоемкой неосновной номенклатуры).
Затем с поставщиком заключается договор поставки, фиксирующий все достигнутые договоренности, условия поставки-оплаты, цены, сроки и т. п. Если с данным поставщиком уже имеется заключенный рамочный договор, то достаточно сформировать заказ (или спецификацию на поставку) на условиях имеющегося договора.
В электронной системе снабжения все указанные операции осуществляются в электронной форме; снабженец и поставщик взаимодействуют путем обмена электронными письмами и другими документами, а также ввода той или иной информации в базу данных системы через экранные формы. При этом любой документ из системы может быть распечатан и скреплен чернильными подписями и печатями.
После документального закрепления сделки, на фазе выполнения поставки, поставщик производит отгрузки продукции; при этом система электронного снабжения дает возможность фактурировать отгрузку непосредственно в системе, что позволяет отслеживать фактические отгрузки в режиме реального времени. Заказчик также может производить оплаты поставщику через свою систему электронного снабжения, используя доступ в систему электронных расчетов своего операционного банка. Следует отметить, что некоторые крупные российские банки уже имеют подобный опыт, в их числе - ИБГ “НИКойл”, банк “МЕНАТЕП СПб”, Альфа-банк и др.
Юридические аспекты электронной сделки. ЭЦП
Сделка - объект гражданского права, и ей посвящена целая глава действующего Гражданского кодекса РФ. Согласно ст. 153 ГК РФ: “Сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей”. В соответствии с требованием пункта 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц должны совершаться в письменной форме. Более того, согласно п. 1. ст. 162 ГК РФ, “несоблюдение... письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания...”. Как же заключить договор с поставщиком в письменной форме, используя электронную систему? Ответ на этот вопрос дают несколько статей ГК. В частности, п. 2. ст. 160 допускает использование электронно-цифровой подписи, а п. 2. ст. 434 гласит: “Договор в письменной форме может быть заключен... путем обмена документами посредством... электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору”. Таким образом, в соответствии с действующим законодательством, для признания сделки письменно оформленной достаточно наличия юридически признаваемого механизма идентификации электронной цифровой подписи (ЭЦП), позволяющего достоверно установить сторону-подписанта по договору. Закон РФ “Об электронной цифровой подписи”, принятый и подписанный Президентом России 10 января 2002 г., создает важную юридическо-технологическую основу для осуществления электронных сделок. Для реализации механизма идентификации ЭЦП будет создан институт уполномоченных организаций - Удостоверяющих Центров (УЦ) для управления открытыми криптографическими ключами, регистрации пользователей ЭЦП, выдачи цифровых сертификатов, обеспечения функционирования систем электронного документооборота. Роль УЦ чем-то похожа на роль “электронных” нотариусов, заверяющих подписи сторон и регистрирующих электронные сделки.
В ближайшее время должны быть также приняты законы “Об электронном документообороте”, “Об электронной торговле” и другие, направленные на внедрение электронных форм ведения административной и хозяйственной деятельности.
