*1
_____
*1 Окончание. Начало см. PC Week/RE, N 7/ 2005, с. 35.
ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Методический подход к расчету эффективности использования офисной техники
В основу методологии прямых задач офисного консалтинга положен принцип минимизации финансовых затрат на достижение максимальных показателей одного или нескольких критериев эффективности использования при ограничениях на показатели остальных критериев. Заказчик анализирует миссию компании и определяет требования к типам офисной техники и условиям их применения, учитывая при этом ограничение на совокупную стоимость владения. После выбора одного или нескольких критериев эффективности и назначения их приоритетов определяются типы и необходимое количество офисной техники для выполнения объема заданий, прогнозируемых заказчиком при условии минимизации сверху совокупной стоимости владения; ресурсы офисной техники распределяются по заданным центрам производства (формируется план размещения техники), и, наконец, задания центров заказов распределяются по центрам производства.
По результатам решения этих задач рассчитываются показатели выбранных критериев эффективности использования офисной техники с учетом ее характеристик и предполагаемых заданий от центров заказов. Рассчитываются обобщенные (по всем составляющим) коэффициенты эффективности офисной техники, размещаемые на инструментальной панели средств информации руководства компании-заказчика для его информирования и принятия им последующего решения.
Для обратных задач офисного консалтинга в основу закладывается принцип сравнения оценок средних значений финансовых или временных затрат, требуемых для выполнения определенных операций с применением и без применения соответствующих возможностей офисного устройства.
В ходе информационного обследования заказчика фиксируются типы и количество офисной техники, ее состояние, выявляются условия функционирования офисной техники, принятое в организации размещение устройств, местоположение центров заказов и центров производства в офисе, совокупная стоимость владения.
В случае надобности проводится ряд "испытательных" экспериментов, имитирующих действия персонала заказчика по обслуживанию офисной техники для оценки необходимых временных характеристик по условным типовым сценариям ее использования.
На основании результатов информационного обследования при помощи статистических методов определяются фактические характеристики офисных устройств и условия их применения.
Заказчик выбирает один или несколько видов использования офисной техники и назначает их приоритеты. Показатели (коэффициенты) выбранных заказчиком приоритетных критериев эффективности рассчитываются с учетом фактических характеристик этой техники и выполненных ею заданий.
Далее по существу решается прямая задача по расчету оптимальных показателей (коэффициентов) выбранных критериев эффективности. В конечном итоге значения таких коэффициентов, выведенных на основании фактических данных, сравниваются с оптимальными, после чего распознаются причины несовпадения значений эффективности. Базируясь на этом, вырабатываются рекомендации по реинжинирингу соответствующих процессов использования офисной техники.
Сфера применения офисного консалтинга и преимущества его использования
Накопленный опыт информационного обследования с целью изучения применения офисной техники для решения разнообразных задач в крупных российских компаниях позволяет выделить ряд типовых ситуаций в этой области. Так, почти всегда установка офисной техники осуществляется по случайному принципу. Не менее половины печатных и откопированных документов предназначаются только для внутренних целей. Необходимость печати и копирования значительных объемов возникает спонтанно. Более трети пользователей могли бы использовать двустороннюю печать и копирование документов, но не делают этого. Соотношение стоимости запасных частей и расходных материалов - ориентировочно 60:40. Есть и другие обобщения, которые могли бы служить основой при определении расчетных значений коэффициентов показателей эффективности для различных критериев.
Методика может быть использована в организациях, где документ является средством бизнеса или конечным продуктом, там, где широко используется офисная техника (при наличии 15 и более устройств копирования и печати и при значительном объеме печати и копирования - свыше нескольких тысяч листов в день), например у системных интеграторов в области печати, в банках, головных офисах корпораций, типографиях и др. Вместе с тем каких-либо ограничений на использование методики нет и для единичных устройств.
Целесообразно применять данную методику и для решения таких задач, как:
- изучение текущей ситуации с использованием офисной техники;
- анализ возникающих проблем, связанных с неэффективным использованием устройств;
- оптимизация бизнес-процессов разработки документов с использованием офисной техники;
- разработка корпоративных стандартов копирования и печати;
- разработка планов мероприятий по созданию эффективной системы использования офисной техники.
В результате практического опробования методического подхода в ряде компаний удалось выработать наиболее типовые и общие направления реинжиниринга процессов использования офисной техники. К ним можно отнести следующие:
- приведение задач, решаемых офисными устройствами, в соответствие с объемами и сроками исполнения заданий центрами производства, а также с уровнем и статусом задач, решаемых пользователями;
- сокращение объема выпуска печатных материалов за счет введения соответствующих регламентов обработки документации;
- исключение из парка оборудования компании неиспользуемой офисной техники;
- определение оптимального соотношения объемов печати, копирования и факсимильных сообщений в зависимости от задач и загрузки исполнителей;
- максимальное использование всех функций автоматизации и интеграции работы офисных устройств;
- применение принципа регулярности и прогнозирования обслуживания парка офисной техники;
- унификация аппаратов и поставщиков, а также закупка материалов и запасных частей у одного поставщика.
Перспективы офисного консалтинга
В ближайшем будущем учет эффективности использования офисных устройств видится как непременное условие развития бизнеса самых разных компаний, главным образом средних и крупных. В связи с этим ожидается и возрастание востребованности офисного консалтинга. Понимание этого факта важно еще и потому, что офисные устройства по техническим и функциональным характеристикам мало, чем отличаются друг от друга и выбор наиболее эффективного из них и к тому же отвечающего конкретному бизнесу сможет сделать только квалифицированный консультант.
В перспективе значительный дополнительный эффект планируется получить также при разработке специальных программных средств оценки эффективности офисных устройств и их интегрировании в программы электронного документооборота. Таким образом, они будут "жить вместе с офисом", осуществляя регулярный мониторинг эффективности функционирования офисной техники, формируя базу знаний о ее работе и обрабатывая содержимое баз данных, в которых будут систематизироваться все необходимые сведения для проведения офисного консалтинга и выдачи заинтересованным лицам компаний полной информации об эффективности работы этой техники в их офисе.
Очевидно, что с развитием и распространением многофункциональных офисных устройств задачи офисного консалтинга будут только усложняться, а его стоимость, в полном соответствии с правилами сетевой экономики, снижаться. Основную прибыль занимающиеся офисным консалтингом фирмы будут получать за счет поставок такой офисной техники, которая позволит заказчику эффективно решать возлагаемые на нее задачи. Кроме того, для крупных компаний, возможно, окажутся наиболее приемлемыми механизмы аутсорсинга поддержки офисной инфраструктуры (по аналогии с аутсорсингом информационных услуг и обслуживания информационных систем); в этом случае рассмотренные выше алгоритмы и методики станут полностью "невидимыми" для заказчика.
С автором, доктором технических наук, независимым экспертом по информационным технологиям, можно связаться по адресу: avk787@hotmail.com.
