КИС

Зачастую термином “договорная работа” обозначают собственно заключение договора. Более правильно комплексное понимание договорной работы как процесса, который начинается с момента принятия решения о целесообразности заключения договора и заканчивается передачей исполненного договора на хранение в архив (см. рис. 1).

Рис. 1. Основные этапы договорной работы

Состав и последовательность выполнения этапов договорной работы одинаковы для организаций малого бизнеса, работающих с десятками договоров в год, и крупных предприятий с тысячами и десятками тысяч договоров в год. Отличие состоит в различной сложности самих этапов.

С увеличением числа договоров до тысячи в год и более организации сталкиваются с настоятельной необходимостью:

- контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;

- оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и, с другой, - сокращения времени на согласования;

- создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;

- формировать досье договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков;

- организовать оперативный доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц, в том числе в территориально распределенной компании;

- контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств.

Для решения этих задач компании стремятся формализовать договорной процесс и разрабатывают для него специальные регламенты. Реальный регламент одной известной вертикально-интегрированной компании топливно-энергетического комплекса содержит разделы, определяющие: лимиты материальной ответственности, в рамках которых ответственные лица могут заключать договоры; процедуры выбора контрагента при проведении конкурсов и аукционов; особенности заключения сделок с помощью электронной торговой площадки; требования к оформлению и согласованию договоров; порядок контроля исполнения, учета и хранения договоров и связанных с ними документов. Кроме того, он содержит требования по подготовке более 20 видов отчетов, помогающих управлять процессом и контролировать его.

Разработка и сопровождение регламента (в рассмотренном примере - объемом более 100 страниц) сами по себе являются непростыми задачами для подразделения, ответственного за договорную деятельность в организации. Однако с еще большими трудностями сталкиваются исполнители такого регламента.

Сотрудника, который отвечает за оформление и сопровождение договора, обычно называют ответственным исполнителем. Это либо должностное лицо, заинтересованное по сути своей работы в заключении договора, либо специалист в предметной области, связанной с заключением договора. При работе с бумажным регламентом все участники договорного процесса, прежде всего ответственные исполнители, обязаны досконально знать регламент, неукоснительно соблюдать его и следить за всеми его изменениями. В противном случае пользы от регламента будет не много. Другими словами, создание регламента вносит ясность в процесс договорной работы, однако в случае “бумажного” регламента от участников этого процесса требуются значительные организационные усилия и временные затраты, направленные на его соблюдение.

Иная ситуация складывается, если задачи по обеспечению соответствия процесса его регламенту перекладываются на специализированную информационную систему. Эта система - своего рода электронный регламент - будет поддерживать и его изменения. Последние неизбежны в любой развивающейся компании. При таком подходе договорная работа заметно упрощается для всех ее участников.

Подходы к автоматизации договорной работы

Регламент договорного процесса задает правила, определяющие последовательность, в которой полномочия по принятию решений переходят от одного участника к другому. Иначе говоря, регламент представляет собой описание упорядоченного набора стадий, для каждой из которых указан ответственный, приведено описание выполняемой им процедуры, указаны допустимые варианты перехода на другие стадии (рис. 2). Для автоматизации процессов, организованных в виде последовательности стадий и рассчитанных на коллективное выполнение, предназначен инструментарий workflow.

Рис. 2. Согласование договоров - это многоэтапный процесс, в котором принимают участие многие

подразделения компании

При ответе на вопрос, на какой технологической платформе создавать систему автоматизации договорной работы, в первую очередь следует обращать внимание на наличие в ней встроенных средств разработки и сопровождения workflow-приложений. Последние должны обеспечивать:

- динамическое назначение ответственного за ту или иную стадию договорного процесса из числа сотрудников, обладающих нужной ролью, непосредственно перед исполнением этой стадии. Данная возможность необходима для исключения простоев, связанных с болезнью или командировками сотрудников;

- ролевую организацию процессов. Сотрудники предприятия должны иметь возможность участвовать в бизнес-процессе в разных качествах. Так, в зависимости от ситуации (вида обрабатываемого документа) сотрудник может быть или ответственным исполнителем, или согласующим, или подписантом;

- отправку заинтересованным лицам уведомлений о событиях по предварительно заданным правилам. Если событие предполагает выполнение некоторого действия, в уведомлении должна быть предусмотрена возможность перехода в нужную часть системы (например, по ссылке на карточку c текстом договора, требующего согласования);

- возможность моделирования бизнес-процесса (построения схемы его прохождения) с помощью визуальных средств;

- поддержку версионности моделей бизнес-процесса (схем его выполнения) и документов. При внесении изменений в модель бизнес-процесса следует обеспечить корректное завершение процессов (в частности, согласования), которые осуществляются по ее старой редакции, или перезапуск процесса по новой версии модели. Также необходимо хранить все версии модифицированного документа, формируемые в ходе согласования.

Кроме того, важным требованием к платформе является наличие гибких механизмов формирования отчетов и широких возможностей интеграции с финансовой системой, в которой накапливаются данные по исполнению финансовой части договорных обязательств.

Как правило, автоматизация в организациях начинается с финансового контура, где в том или ином виде ведется работа с договорами. Для этого может использоваться российская система (“1С: Предприятие”, “Парус”) или финансовые модули, входящие в состав известных западных полнофункциональных ERP-систем (SAP R/3 или Oracle E-Business Suite). Многие развитые ERP-системы включают механизмы workflow, и в принципе на их базе может быть реализована workflow-система поддержки договорной работы.

Однако у такого решения будет неоправданно высокая стоимость. Допустим, договор поставки оборудования надо согласовывать с хозяйственной службой (для проверки наличия необходимого количества места на складе), с планово-экономической службой (для подтверждения бюджета по выбранной статье затрат), с финансовой службой (в части оптимизации налогообложения), с лицами, в чьих интересах заключен договор (для подтверждения корректности спецификации оборудования). А поскольку практически все функциональные подразделения заключают договоры, это означает, что придется установить дорогостоящие модули ERP-системы, имеющие отношение к договорам, на рабочих местах практически всех руководителей и ведущих сотрудников организации.

Другой подход состоит в реализации приложения для ведения договоров на основе платформы поддержки коллективной работы, разумеется, если в ней заложены возможности реализации workflow-систем. Этот подход также предполагает, что для контроля исполнения договоров подобная система должна быть интегрирована с финансовым модулем системы управления предприятием, в котором накапливаются финансовые данные по исполнению договоров. Такой подход может быть реализован, например, на решениях IBM Lotus (см. рис. 3).

Рис. 3. Решения IBM Lotus, используемые для

реализации системы автоматизации договорной работы

Приложения на платформе Lotus можно интегрировать с ERP-системами различных вендоров, причем допускается интеграция как на уровне обмена данными, так и на уровне бизнес-логики. Для обмена данными, как правило, используют механизмы DECS (Domino Enterprise Connection Services), LEI (Lotus Enterprise Integrator) и ODBC/JDBC. Первые два служат для организации двунаправленного обмена между системами только с помощью настроек, без программирования. Интеграция с внешними приложениями может быть обеспечена специальными коннекторами. Так, наличие коннектора к SAP R/3 позволяет Lotus Domino взаимодействовать непосредственно с объектами ERP-системы через интерфейс BAPI и выполнять написанные на ABAP/4 программы с применением механизма вызова удаленных процедур (RPC).

По нашему опыту, стоимость создания и внедрения полнофункциональной системы поддержки договорной работы на платформе Lotus, включая интеграцию, для предприятия среднего масштаба составляет 50-100 тыс. долл.

Необходимо также упомянуть третий, ограниченный по своим возможностям подход к автоматизации договорного процесса на основе систем электронного документооборота. В целом ряде тиражных продуктов такого рода содержатся модули, автоматизирующие некоторые этапы договорного процесса.

Выбор контрагента

Основная задача данного этапа - выбор поставщика, подрядчика и т. д., который сможет выполнить предусмотренный в договоре объем работ в срок, с надлежащим качеством и по приемлемой цене. Для организации здесь есть внутренние и внешние риски, и их необходимо учитывать для обеспечения экономической безопасности. К внутренним рискам следует отнести риск недобросовестности ответственного исполнителя, злоупотребления им служебным положением, к внешним - недобросовестность контрагента.

В небольших организациях руководство, подписывающее договор, как правило, хорошо знакомо с предметной областью и конъюнктурой рынка, а потому ответственный исполнитель с самого начала тщательно подходит к выбору контрагента на основе объективных критериев. Риски внутренних злоупотреблений здесь относительно малы.

Напротив, в крупных организациях они могут быть ощутимы. Высшее руководство не располагает временем и глубокими знаниями предметной области, чтобы контролировать выбор контрагентов ответственным исполнителем. Поэтому крупные организации разрабатывают специальные формальные процедуры выбора контрагентов и создают коллегиальные органы, призванные контролировать принятие таких решений. Одна из этих процедур (она фиксируется в регламенте договорной работы) состоит в установлении индивидуальных и коллективных лимитов материальной ответственности, ограничивающих денежные суммы, в пределах которых могут заключаться договоры. Это может быть либо максимальная сумма, дозволительная для заключения договора, либо сумма, выделяемая менеджеру на ограниченное время, например на квартал, в пределах которой он может осуществлять расходы. В последнем случае при каждом заключении сделки остаток лимита уменьшается на ее сумму. В случае индивидуального лимита решение о его использовании принимается владельцем. В случае коллективного лимита “добро” должна дать группа владельцев.

Внешние риски обычно снижаются проверкой устойчивости и благонадежности организации-контрагента, отсутствия у нее просроченной дебиторской задолженности, наличия необходимых лицензий, разрешений, доверенностей и пр.

Для минимизации рисков при выборе контрагентов на систему автоматизации договорной работы целесообразно возложить следующие функции:

- ведение досье контрагентов. Некоторым организациям требуется тщательная проверка контрагентов и создание единой базы их досье. Для предприятий, входящих в один холдинг, совместное ведение таких досье просто необходимо, поскольку нередко они работают с одними и теми же контрагентами. Одна довольно крупная производственно-сбытовая нефтяная компания имеет специализированное приложение для хранения результатов проверок контрагентов службой безопасности. В досье контрагента отражается информация, характеризующая его благонадежность: электронные образы официальных документов (устава, свидетельства о его регистрации, письма о постановке на учет налогоплательщика), а также количественная характеристика, которая показывает, к какой группе риска относится тот или иной контрагент. Использование всеми предприятиями холдинга единой базы позволяет вести общую классификацию контрагентов по группам риска. Если организация имеет дело с кредитными сделками, целесообразно расширить спектр информации, хранящейся в досье контрагента. В этом случае следует предусмотреть внесение данных из финансовой отчетности контрагента (баланса, отчета о прибылях и убытках и др.), информации об общей численности сотрудников, возрасте организации и других ее характеристиках. В системе также полезно отображать информацию о текущем размере дебиторской и кредиторской задолженности контрагента, извлекая ее из финансового модуля автоматизированной системы управления;

- поддержка выбора контрагентов. Как правило, организации проводят среди контрагентов торги для выявления лучшего предложения. По некоторым направлениям они работают со вполне определенными контрагентами (стратегическими партнерами). В системе необходимо вести списки контрагентов, хранить всю конкурсную документацию и полученные от контрагентов оферты, а также иметь механизмы для автоматического отбора лучших предложений в соответствии с заданными формальными критериями. На основании хранимых сведений по контрагенту могут формироваться значения агрегированного количественного показателя риска взаимодействия с ним. Такой показатель нередко служит основным критерием при принятии решения о целесообразности заключения сделки с контрагентом. Здесь же следует хранить протоколы решений конкурсной комиссии по выбору лучшего предложения, а также информацию о ходе согласования принятого решения. Как результат, сотрудник, уполномоченный проверить обоснованность выбора контрагента, имеет для этого в системе всю относящуюся к делу документацию.

Подготовка проекта

Крупные организации имеют дело с целым спектром доходных и расходных договоров. Как показывает опыт, юридические службы таких организаций разрабатывают специальные шаблоны договоров и настаивают (по возможности) на подписании большинства договоров именно в своей редакции.

Поэтому появляется задача обеспечения ответственного исполнителя актуальными версиями шаблонов и размещения их в системе поддержки договорной работы. В этом случае ответственный исполнитель берет из системы подходящий шаблон, создает на его основе проект договора, который затем передает на согласование и подписание.

Возможна и иная организация работы: в холдинге, занимающемся розничными продажами нефтепродуктов, пользователь создает карточку договора в системе “1С:Предприятие” и с помощью специальной кнопки, активизирующей механизм интеграции, отправляет ее на согласование в автоматизированную систему договорной работы, реализованную на платформе Lotus Domino/Notes. Это действие инициирует вывод на экран карточки договора в системе Lotus, заполненной в соответствии со значениями полей карточки “1C:Предприятия”.

На этом же этапе важно обеспечить автоматизированный контроль выполнения лимитов материальной ответственности. Система хранит сведения по всем сотрудникам, наделенным правом заключать договоры, и данные о размере утвержденных индивидуальных и коллективных лимитов материальной ответственности. Если сумма договора превышает остаток лимита, то в зависимости от настроек система может либо отказать в заключении договора, либо дать разрешение, но одновременно с этим автоматически в финансовую службу уходит уведомление о превышении лимита. Проверка на соответствие договора лимиту может осуществляться как до отправки договора на согласование (система просто не позволит запустить на согласование некорректный договор), так и во время согласования - окончательное решение, например, принимают финансисты.

Наличие в системе актуальных данных о лимитах и их использовании позволяет (с применением аналитических отчетов) контролировать действие механизма лимитов материальной ответственности.

Согласование и подписание

Согласование договора - процесс рассмотрения договора уполномоченными должностными лицами с целью исключения юридических, производственных, финансово-хозяйственных и экономических рисков. Поскольку за разные виды рисков отвечают разные службы, в согласовании договора помимо функционального подразделения, в чьих интересах заключен договор, участвуют, как правило, финансовая и планово-экономическая службы, юридическое подразделение, нередко служба безопасности. При наличии замечаний ответственный исполнитель их учитывает и запускает скорректированный договор на повторное согласование.

В больших организациях процесс согласования длителен и сложен. Состав согласующих сторон варьируется в зависимости от вида договора, причем число сотрудников, участвующих в процессе, нередко переваливает за десяток. Следует выделить три проблемные области, влияющие на качество согласования:

- определение листа согласования. Отсутствие специальных правил для формирования списка согласующих сторон приводит к тому, что ответственный исполнитель может либо включить в этот список чересчур широкий круг лиц для подстраховки, либо пропустить важного согласующего;

- прохождение документа по маршруту. Неоправданно длинный список согласования приводит к крайне неэффективному использованию рабочего времени ответственного исполнителя и непредсказуемой длительности данной процедуры. Согласование договора может затянуться на месяц и более, если его проект передается для визирования в подразделения последовательно;

- контроль исполнительской дисциплины. Отсутствие статистических данных о времени, в течение которого договоры находятся на разных этапах согласования, не позволяет выявить “отстающие” подразделения и ускорить процесс.

Для решения этих проблем в приложениях по автоматизации договорной работы широко применяется механизм workflow.

Оптимизация листа согласования

Правильное формирование листа согласования зачастую диктуется двумя факторами - видом договора и его условиями, которые должны быть специальным образом учтены в системе. Вид договора можно связать с утвержденным маршрутом его согласования. Это означает, что при постановке на согласование проекта договора конкретного вида система будет выбирать маршрут автоматически.

Аналогично в случае выполнения конкретных условий проекта договора система дополнит лист согласования новыми участниками процесса. Так, если сумма договора превышает 1 млн. руб., она включит в него еще и вице-президента организации по финансам. Другой пример: если договор заключается с контрагентом впервые, в лист согласования автоматически будет включен руководитель службы безопасности.

Все необходимые маршруты согласования будут реализованы, если система поддерживает не только последовательное и параллельное (одновременное) согласования, но также позволяет формировать смешанные маршруты согласования с передачей документа в то или иное подразделение по условиям (см. рис. 4).

Рис. 4. Поддержка сложных маршрутов согласования - залог гибкости системы

Многие компании используют не только функциональную, но и проектную организацию работ. Применительно к таким предприятиям для каждого сотрудника в системе можно указать перечень ролей по обработке документов (согласующий, утверждающий и т. п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он трудится, и в проектах, в которых он участвует. Занимаясь конкретным документом, пользователь обладает правами, соответствующими той его роли в подразделении (проекте), которая указана в данном документе.

Оптимизация времени согласования документа

Сокращение сроков согласования проектов договоров осуществляется разными способами. Прежде всего необходимы механизмы, устанавливающие ограничение на время согласования документа. Например, в соответствии с принятыми в компании правилами работы ответственный исполнитель устанавливает продолжительность рассмотрения проекта договора - не более 48 часов (т. е. в пределах двух дней). Участник согласования, который не завизировал за это время проект договора (или не вынес по нему замечаний), автоматически считается согласным с документом (виза “согласен”). При этом система фиксирует, что данный сотрудник договор реально не видел.

Для устранения риска “зависания” документа у одного из участников согласования в систему включаются механизмы передачи полномочий другим участникам процесса. Уполномоченное лицо может назначать заместителя на время командировки или болезни, а также делегировать сотрудникам ответственность по определенному кругу вопросов. Необходимо также предусмотреть механизм оперативной автоматической смены ответственного лица при наступлении тех или иных известных системе событий. Этот механизм выручает при высокой загруженности специалистов согласующего подразделения в ситуации, когда надо согласовать договор в сжатые сроки.

Рассмотрим в качестве примера реальную процедуру согласования проектов договоров с юридической службой одной государственной нефтегазодобывающей компании: все поступающие договоры вначале приходят на рассмотрение к старшему юрисконсульту, который либо проводит экспертизу сам, либо назначает одного из своих подчиненных. В данной ситуации прохождение договора может застопориться, если старший юрисконсульт находится на совещании или не может отвлечься от других важных дел. Механизм автоматической смены ответственного решает эту задачу следующим образом: если по истечении двух часов с момента поступления договора к старшему юрисконсульту исполнитель не назван, система разошлет уведомления о необходимости согласования договора всем юрисконсультам. В конечном итоге ответственным будет автоматически назначен тот из них, кто первым возьмет договор в работу.

На этапе согласования также полезны функции поддержки версионности документов. При создании системы договорной работы на платформе Lotus эту задачу можно возложить на Lotus Domino Document Manager - продукт, позволяющий добавлять в систему новые версии документов (файлов; например, на этапе учета ответственным исполнителем полученных замечаний) и создавать их редакции (если согласующий вносит свои замечания по тексту). Document Manager сохраняет в системе все версии документов как во время согласования, так и после передачи договора на хранение, т. е. обеспечивает архивное хранение договоров.

Сведения из карточки согласованного и подписанного договора необходимо сделать доступными для финансовой системы, где в дальнейшем будет вестись учет исполнения обязательств. Это можно осуществить с помощью одного из упомянутых выше механизмов интеграции. В нашей практике есть пример реализации этой функции с помощью механизма ODBC, который передает данные договоры в финансовый модуль “1С:Предприятия”.

Контроль исполнительской дисциплины

Говоря о контроле, следует упомянуть функции системы, которые уведомляют ответственного исполнителя о решении каждого согласующего лица по документу (“согласен”, “замечания”, “аннулировать”), и средства визуализации, позволяющие пользователю в любой момент видеть, на какой стадии согласования находится проект договора.

Для контроля хода согласования необходимо иметь механизмы для накопления информации о том, по каким договорам, подразделениям и сотрудникам имели место нарушения в установленном регламенте договорного процесса. Как показывает практика, особенно востребованной является аналитическая сводка сроков согласования. Она позволяет оценить как фактическое время согласования документов, затраченное каждым согласующим лицом или подразделением, так и длительность простоев. Владение данной информацией играет ключевую роль в повышении исполнительской дисциплины согласования договоров.

Контроль исполнения договоров

В период действия договора производится контроль исполнения обязательств, взятых на себя обеими договаривающимися сторонами. Чем больше в организации действующих договоров и чем они сложнее, тем больше усилий приходится прилагать, чтобы обязательства были исполнены своевременно, документы, подтверждающие исполнение договора, были представлены в полном комплекте, оперативные данные для руководства сформированы в срок.

Как правило, контроль исполнения обязательств совместно осуществляют ответственные исполнители по договорам и финансовая служба организации. Ответственный исполнитель выполняет предметную часть договора. Он получает и вводит в систему электронные образы всех относящихся к исполнению договора документов, а также передает те из них, что связаны с расчетом обязательств (документы первичного учета), сотрудникам финансовой службы. Последние отражают их в финансовой системе, организуют хранение, а также контролируют исполнение договоров с точки зрения погашения всех обязательств по оплате.

Однако полная ответственность по договору, включая его финансовую часть, во многих компаниях возлагается на ответственного исполнителя. Поэтому возникает необходимость сделать информацию о платежах по договорам, вносимую в финансовый контур управления предприятием, доступной в системе поддержки договорной работы, с которой имеют дело ответственные исполнители по договорам. Такая задача решается средствами механизмов интеграции (см. рис. 5).

Рис. 5. Интеграция системы автоматизации договорной работы с финансовой системой

С помощью системы контроля визирования и исполнения договоров, реализованной на платформе Lotus, ответственные исполнители по договорам имеют возможность в любой момент просмотреть данные о фактическом исполнении договоров, зафиксированные в финансовом модуле SAP R/3, прямо в карточке согласованного договора.

Трудоемкость контроля исполнения договоров связана с необходимостью подготовки большого числа сложных отчетов, отражающих фактические и плановые показатели по договору, динамику освоения бюджетов, объем просроченной дебиторской задолженности и пр. К одному договору может относиться множество дополнительных соглашений, договоры могут включать перезачеты и т. д. При использовании автоматизированной системы работы с договорами, реализованной на платформе Lotus, заказчик получает исключительные возможности построения сложных аналитических отчетов, требуемых для контроля договорного процесса на всех его этапах. Достигается это за счет консолидации в системе всей информации по договорам: о контрагентах, о подготовке, о ходе и результатах согласования договоров, о плановых и фактических показателях исполнения обязательств.

С автором, руководителем проектов по созданию систем автоматизации договорной работы компании “Аплана”, можно связаться по адресу: aalshannikov@aplana.com.