ПРОЕКТЫ
Сан-Клемент ускоряет транзакции с помощью компаний Active Network И CRW
Рене Буше Фергюсон
Сан-Клемент - живописный прибрежный город в южной части округа Оранж, что в Калифорнии (США). Но если отвлечься от красот побережья, то дела в Сан-Клементе не всегда обстояли столь блестяще, особенно когда речь заходила об использовании компьютеров.
Городские власти применяли три различные транзакционные платформы, частично сильно устаревшие. Это осложняло взаимодействие как между системами, так и между департаментами.
Департамент по финансовым и административным вопросам, который обычно и ассоциируется с городскими властями, пользуется ERP-системой производства компании Eden Systems (www. edeninc.com). Департамент надзирает за городским казначейством, финансами, кадрами, ИТ и управлением рисками, а также за всем, что связано с коммунальными услугами и сбором доходов. Его система кассовых терминалов (Point оf Sale, POS) была интегрирована с главной программой финансового учета в решении Eden, а также с приложениями для зачисления платежей. Однако она оставалась изолированной от других департаментов - в частности, городского развития и пляжей, парков и отдыха.
Департамент городского развития - важное ведомство в любом растущем городе Южной Калифорнии, если учесть, что в его ведении находятся вопросы строительства, планирования и соблюдения норм и правил. Здесь применялась старая система POS для выдачи разрешений, планирования и определения зональных тарифов; устаревшая платформа использовалась и для кассового обслуживания.
Департамент пляжей, парков и отдыха планирует учебные курсы, сдает сооружения и участки в аренду и обеспечивает безопасность 65 тыс. горожан на море, а также осуществляет многочисленные программы и организует занятия, например, для юных спасателей, серфингистов и пловцов. Его программа планирования курсов и приема наличных платежей не была интегрирована с главной программой финансового учета системы Eden. Поэтому транзакции, например связанные с планированием занятий, когда кто-то оплачивает обучение по специальности спасателя, должны были проходить через центральную городскую администрацию. А рабочие места сотрудников этого департамента размещаются прямо на берегу, довольно далеко от мэрии.
"Работникам департамента пляжей, парков и отдыха приходилось каждый день доставлять принятые ими платежи в здание мэрии, а мы вручную вводили эти транзакции в систему. Ручной ввод переполнил чашу нашего терпения, и было решено создать общегородскую систему POS", - рассказал Том Рендина, финансовый менеджер города.
Добавьте к этому, что производитель ПО для кассовых операций департамента городского развития покинул этот бизнес, и станет ясно, что в итоге ситуация стала весьма сложной.
"Нашему ИТ-менеджеру было поручено поддерживать функционирование системы, что становилось все более трудным делом, - продолжил Том Рендина. - Мы чувствовали себя весьма уязвимыми. Только один человек знал, как управлять системой кассовых операций, но ведь и он мог уволиться. Между тем в системе не было ничего нового, ни одного современного компонента".
И тогда Том Рендина начал поиски нового решения - такого, которое позволило бы объединить разрозненные транзакционные системы департаментов в рамках городской администрации и хорошо взаимодействовало бы с используемой в Сан-Клементе ERP-системой и ПО для отслеживания платежей.
Город обратился за помощью к канадской компании The Active Network (www.theactivenetwork.com), которая имела опыт консультирования государственных органов по различным вопросам - от ввода систем в эксплуатацию до стратегического планирования бизнеса. Портфель ее продуктов носит название Active Government Solutions. В нем помимо прочего имеется система Payment Manager, удовлетворяющая требованиям Сан-Клемента.
Том Рендина (справа) и сотрудники мэрии
знакомятся с новой платежной системой
Департамент пляжей, парков и отдыха уже использовал старую версию одного из входящих в портфель Active-модулей под названием Class Creation. Сотрудникам программа нравилась. Исходя из этого Том Рендина занялся поисками производителей, чьи продукты интегрировались бы с двумя основными городскими системами - ERP-решением компании Eden и системой для создания, согласования и отслеживания мероприятий по развитию города, которую разработала фирма CRW Associates (www. crw.com).
Досье: г. Сан-Клемент, шт. Калифорния
"У нас имеется платежная система, позволяющая городам и округам полностью централизовать и автоматизировать сбор платежей и финансовые транзакции, - рассказал Гордон Бойсверт, директор Active по проектам и интеграции. - С ее помощью они могут принимать оплату через кассовое окошко, по телефону и посредством самообслуживания. Наши кассовые и платежные системы специально ориентированы на местные органы власти и самоуправления, а также на потребности граждан, Web-контент и коммуникации в кризисных ситуациях".
ПО, приобретенное городом Сан-Клемент у компании Active Network, представляет собой в значительной мере централизованную платежную систему, где обработка транзакций ведется через единый интерфейс.
Непосредственно для внедрения системы компания Active Network привлекла CRW Associates в качестве системного интегратора, чтобы объединить свою платежную систему с ПО Trakit производства CRW, которое уже имелось в городе.
"Вот как это работает. Все сведения о платежах отслеживаются в нашей системе, и мы по ним составляем отчет для финансовой системы, - рассказал вице-президент CRW Венс Бредшоу. - Но Сан-Клемент сделал еще один шаг вперед. Когда кассир обращается к записям, в нашу систему направляется запрос, и она показывает, какие платежи еще не произведены. А на последнем этапе она выдает кассиру сведения о внесении платы. Если бы мы не реализовали такую возможность, пришлось бы в конце каждого дня импортировать множество записей".
Active Network была не единственной компанией, стремившейся внедрить свое решение и поставить ПО. После проведения необходимых исследований город оставил ее в списке кандидатов наряду с компанией Eden, производителем используемой ERP-системы, и еще одним претендентом.
"Было три причины, позволявшие считать Active Network хорошим и логичным выбором, - пояснил Том Рендина. - Во-первых, в городе уже имелась действующая среда на базе ПО Eden и CRW, которая обслуживала потребности департамента городского развития. Во-вторых, департамент пляжей, парков и отдыха уже использовал старую версию их ПО планирования учебных курсов. А в-третьих, компания Active Network обеспечила возможность видеть подробности транзакций".
По словам Гордона Бойсверта, представляющего Active Network, хотя внедрение прошло довольно легко, все же возникло несколько проблем. Наиболее трудная из них заключалась в объединении разрозненных систем города Сан-Клемент и оптимизации бизнес-процессов. "Каждый департамент пользовался собственным методом сбора денег, - отметил он. - Это создавало колоссальные проблемы с управлением потоками работ и было не слишком удобно для граждан".
Гордон Бойсверт: “Разобщенные
системы создавали
колоссальные проблемы”
Изучив потоки работ в каждом департаменте, сотрудники Гордона Бойсверта определили порядок действий кассиров, сформулировали и реализовали политики и процедуры по соблюдению этого порядка.
Работая совместно с компанией CRW, фирма Active Network внедрила свой продукт Payment Manager и обеспечила его обратную совместимость с ПО Trakit. Так что, по словам Гордона Бойсверта, теперь все работает.
С точки зрения CRW единственная трудность в процессе интеграции с ПО Active Network заключалась в том, что номера всех счетов - в Сан-Клементе, в системе CRW Trakit и в программе планирования учебных курсов - должны были соответствовать друг другу.
"Нам пришлось в самом начале работы создать уникальные идентификаторы, а Trakit необходимо было связать их с идентификаторами, использовавшимися в ПО планирования учебных курсов", - рассказал Натан Гершковиц, региональный менеджер CRW по работе с клиентами.
По мнению Тома Рендины, внедрение прошло удачно. Городские специалисты еженедельно совещались по телефону с сотрудниками Active Network, после чего составлялись списки мероприятий, проводившихся под руководством консультантов. "Они распределяли задачи между нами и между собой. Такой метод работы был весьма эффективным", - считает он.
Однако, по его словам, на пути интеграции Trakit с Payment Manager встретилось несколько колдобин. Наибольшие трудности в процессе внедрения были связаны с тем, что надо было убедиться в способности запланированной системы эффективно работать.
"Мы обнаружили, что многие виды дохода были объединены в одну категорию, - пояснил Том Рендина. - Решив для начала расширить список отслеживаемых объектов, мы прежде всего выделили выдачу разрешений в отдельную категорию. А затем подумали, что имеет смысл выделить еще один уровень - выдачу разрешений на подключение к электросети и водопроводу и на проведение земляных работ".
Но это еще не все: нужно было добиться, чтобы выводимая в результате поиска информация соответствовала ожиданиям клиента. Понадобилось добавить дополнительные критерии поиска информации в системе.
"По мнению департамента городского развития, мы получили неплохие результаты, - сообщил Том Рендина. - Там очень рады, а это важно для нас. Новое ПО и новая система POS позволили департаменту значительно сократить время, затрачиваемое на повседневные операции".
Сотрудникам департамента пляжей, парков и отдыха больше не приходится носить сведения о транзакциях в мэрию. А некоторые новые возможности последней версии системы POS позволяют финансовой службе более уверенно идентифицировать поступающие средства.
"В июне, когда департамент пляжей, парков и отдыха занимался организацией курсов, прежняя система осуществляла сбор платежей за обучение за тот же месяц, хотя курсы могли и не открыться раньше июля, - прокомментировал Том Рендина. - ПО компании Active Network позволяет вам взыскивать плату и учитывать ее в виде депозита, а не в качестве дохода. В последующем, когда курсы начинают работать, депозит трансформируется в доход. Это довольно тонкая материя".
Сейчас близится к завершению вторая фаза проекта - реализация транзакций через Интернет. Том Рендина, по его собственным словам, изучает, что еще можно сделать для Сан-Клемента. Одна из идей заключается в том, чтобы подключить три торговых автомата (ATM) к системе Active Network, а затем вынести такой автомат за пределы мэрии. Это позволит гражданам оплачивать счета и пошлины в любое время суток.
В порядке подготовки к данному проекту Active Network работает с производителем ATM компанией FMI, стараясь определить, сможет ли та встроить платформу Active в свои автоматы.
"ПО Active было бы встроено непосредственно в ATM. Оно могло бы запрашивать, желаете ли вы оплатить счет. Если вы нажмете соответствующую кнопку, то увидите фактически те же самые экраны, что и при обслуживании покупателей, - поделился планами Том Рендина. - Это расширяет возможности автоматов".
У вас появились замечания или предложения? Напишите нам по адресу:editorial@pcweek.ru.
