РГИА: ретроконверсия накануне переезда

ПРОЕКТЫ

Российский государственный исторический архив (РГИА) - один из известнейших архивов страны - в настоящее время переживает нелегкие времена: он готовится к переезду. Задача перемещения обширной библиотеки и огромного объема архивных фондов на сегодняшний день не имеет аналогов в Европе. Как отметил директор РГИА Александр Соколов, "чтобы перевезти фонды и библиотеку РГИА, потребуется не менее четырех тысяч рейсов 20-тонных КамАЗов, оборудованных, как инкассаторские машины, и имеющих вооруженную охрану. Все без исключения дела (а это, между прочим, 90 км полок) нужно будет снять, соответствующим образом упаковать, подготовить к переезду, перенести по определенной схеме, погрузить в машины и перевезти. Только упаковка обойдется в 6-7 млн. долл.*1 - во всем мире подготовка к путешествию одного дела оценивается как минимум в 1 долл. А упаковка некоторых документов, особенно неформатных, может стоить до 500 долл., не говоря о том, что здесь нужен особый подход к транспортировке".

_____

*1 Как отметил руководитель Федерального архивного агентства Владимир Козлов, на переезд в новые здания двух петербургских архивов - РГИА и РГА ВМФ - в проекте федерального бюджета на 2006 г. заложено более 300 млн. руб. (из материалов пресс-конференции 20 октября 2005 г. по итогам проведенного в Петербурге заседания коллегии по вопросу строительства новых зданий для архивов).

До настоящего времени РГИА располагался в исторических зданиях

Сената и Синода (на Английской набережной);

новое здание находится в районе Заневского проспекта

Даже если отбросить бытовое представление о том, что два переезда равны одному пожару, задача перемещения таких масштабных архивных масс настолько нетривиальна, что помимо немалого финансирования потребовала и инновационных подходов: для обеспечения сохранности документов, порядка и состава их размещения, а также для решения проблем безопасности при переезде будут использоваться системы видеоконтроля и электронной регистрации каждого дела. Остановимся подробнее на последней из систем.

Нужен "электронный каталог"

Собственно, для электронной регистрации необходим некий электронный каталог, в соответствии с которым и должны проводиться перемещение и расстановка архивных дел на новом месте. В РГИА, как и в любом российском архиве, основой научно-справочного аппарата (НСА)*1 являются описи (именно они играют роль каталогов в архивохранилищах), которые представляют собой бумажные документы (обычно они имеют форму книг формата А4), причем немалое их количество (особенно по периодам до начала ХХ века) было в рукописном виде. Очень плохо, если при переезде потеряются или окажутся в беспорядке сами дела (папки с документами), но еще хуже - исчезновение описей: в этом случае фактически недоступными, утраченными для использования могут оказаться сотни, тысячи дел. Поэтому пока шло строительство, архивисты начали заранее активно готовиться к переезду: решено было произвести ретроконверсию (перевод в электронный вид) описей. Таким способом решалось несколько задач - копировался научно-справочный аппарат (сами описи, представленные в единственном экземпляре и зачастую пребывавшие в ветхом состоянии); создавалась электронная база данных, с помощью которой при переезде можно было производить переучет и расстановку на новом месте архивных фондов; впоследствии эта БД могла быть использована для работы исследователей.

_____

*1 Помимо описей в НСА архива входят разнообразные картотечные каталоги, путеводители по фондам и т. д., служащие для систематизации архивных фондов и обеспечивающие логистику размещения фондов в архиве.

Объявленный Росархивом тендер выиграла компания "Прософт-М", входящая в корпорацию "Электронный Архив", имевшая многолетний опыт массового сканирования документов (в том числе и архивных описей) и работы с редкими и ценными документами, требующими специального построения технологии их обработки и специализированного оборудования. "Прософт-М" гарантировала заказчику выполнение работ за полгода - это самые сжатые сроки для перевода в электронный вид такого огромного массива информации (2,5 млн. стр.). Помимо уровня технологий время выполнения проекта стало одним из основных критериев выбора исполнителя.

Подготовительные работы включали в себя предварительную экспертизу: специалисты корпорации на месте (в РГИА) оценивали объем, формат, состояние, читаемость и другие параметры документов на предмет дальнейшего сканирования, определяли состав и количество оборудования, необходимого для развертывания технологической цепочки в здании архива. Комплекс, состоящий из пяти книжных сканеров и компьютерной сети с рабочими местами сканировщиков, был установлен прямо в читальном зале. Участие сотрудников РГИА состояло в том, что они готовили массив для сканирования: по фондам подбирали и выдавали описи, вели детальный учет и отслеживали, чтобы все описи были отсканированы.

Старт проекта

Все работы по сканированию были проведены с помощью пяти планетарных сканеров "ЭЛАР ПланСкан". Главное достоинство подобных устройств - возможность работать с нерасшиваемыми книгами (а описи относятся именно к таким). Кроме того, если книжные экземпляры находятся в ветхом состоянии (что не редкость для документов XIX столетия), очень важно, чтобы сканирование велось бесконтактным образом, т. е. без прижима оригинала к стеклу и порчи переплета книги. Сканирующая система находится сверху и снимает любые объекты, находящиеся в поле сканирования на специальном столе сканера. Оператор сканирования просто переворачивает страницы, не заботясь о настройках и фокусировке. Так же уникальна скорость сканирования: 2 с на разворот А3 (два листа формата А4). В этих устройствах применяется безопасный для оригиналов осветитель - без инфракрасного и ультрафиолетового излучения, что весьма важно для редких и ветхих документов (описей) с угасающим текстом.

Кстати, для последнего случая в арсенале Центра ретроконверсии корпорации "Электронный Архив" имеется специализированное ПО. Электронные образы подвергают так называемой очистке: на выходе получаются электронные копии, по качеству превосходящие бумажные оригиналы. В частности, сканирование описей с угасающим текстом и артефактами, а также ветхих описей производилось в режиме Gray scale (серый).

Книжные сканеры "ЭЛАР ПланСкан" удобно

и быстро сканируют любые оригиналы

Работы по сканированию продолжались пять месяцев - с апреля по август нынешнего года. Полученные в результате электронные образы документов подвергались затем поточной операторской обработке для ввода информации по требуемым полям с целью создания соответствующих электронных записей. Выходной массив проходил многоступенчатую систему верификации и формировался согласно утвержденному заказчиком списку полей базы данных.

Вот так сканировались описи РГИА

Характерной особенностью проекта был очень большой объем информации (1,2 Тб), что потребовало отдельного сервера для хранения данного ресурса (он был установлен в Центре ретроспективной конверсии корпорации).

Заключительным этапом стала обработка массива и запись созданной БД описей на электронные носители - в данном случае на DVD (эти работы также проводилась в Центре ретроконверсии). При этом необходимо было учесть, что каждая опись должна целиком находиться на диске (или на нескольких дисках), т. е. окончание какой-либо описи не должно находиться на одном диске с другими.

Результаты и перспективы

Выполненный заказ представлял собой базу данных объемом в 275 DVD, которая в сентябре после тщательной проверки была передана архиву в двух экземплярах (резервная и рабочая копии).

В настоящее время корпорация "Электронный Архив" занимается оснащением лабораторий нового здания РГИА современным оборудованием для микрофильмирования, реставрации и сканирования уникальных архивных документов (микрофильмирующие аппараты, высококачественные сканирующие комплексы, оборудование для реставрации).

Версия для печати