ПРОЕКТЫ
Системы электронного документооборота (СЭД) давно перестали считаться диковинкой. Но проект проекту рознь. Вот, например, компания "Сибирьтелеком", обслуживающая абонентов в регионе площадью около 5 тыс. кв. км, несколько лет назад начала испытывать трудности в корпоративном управлении, связанные с распределенным территориальным размещением, большим административным аппаратом и соответственно значительным потоком внутренних документов.
Усложнение ее структуры произошло после присоединения региональных "Электросвязей" (ныне она имеет 10 филиалов в Абакане, Барнауле, Иркутске, Красноярске, Омске и других городах Сибири). Новая укрупненная компания не просто нуждалась в автоматизации документооборота, но требовала использования самых современных полнофункциональных ИТ, поддерживающих основные бизнес-процессы организации.
В 2004 г. руководством "Сибирьтелекома" было принято решение внедрить систему электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia, разработанную специалистами компании "ИнтерТраст".
Представители "Сибирьтелекома" утверждают, что в системе CompanyMedia они увидели такие важные для оператора возможности, как способность работать на предприятиях со сложной территориально распределенной структурой; многофункциональность (в состав CompanyMedia входит более десяти систем, рассчитанных на разные задачи); возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль.
Этапы развития проекта
Большое количество пользователей системы определило основную стратегию проекта внедрения: было выбрано поэтапное подключение к системе сначала генеральной дирекции (ГД) компании, а затем ее филиалов. Над его реализацией работала специально созданная проектная команда, в которую вошло свыше 20 человек: специалисты компании "ИнтерТраст" и ее партнера в Сибирском регионе - компании "ИнтерТраст-Сибирь".
Проект был разбит на этапы: пилотное внедрение CompanyMedia в ГД и Новосибирском филиале (всего 640 рабочих мест), дальнейшее масштабирование системы на другие филиалы (по городам СФО).
Поскольку гендирекция и каждый ее филиал имеют собственные канцелярии, архивы, раздельные документопотоки, в рамках первого этапа планировалось опробовать механизмы корпоративного документооборота (обмен документами между дирекцией и филиалом с автоматической регистрацией исходящей корреспонденции на стороне отправителя и автоматическим ее поступлением на регистрацию в качестве входящей в канцелярию получателя).
На первом этапе (с августа по конец декабря 2005 г.) была собрана информация об организационной структуре документооборота компании, установлена и настроена система, произведено заполнение ее справочников, обучение пользователей. В конце октября началась опытная эксплуатация СЭД. В первую очередь была запущена регистрация входящих документов в канцеляриях, а также сканирование входящей корреспонденции для хранения ее в системе и передачи адресатам в электронном виде.
Структура системы электронного документооборота
“Сибирьтелекома”
Второй этап проекта (с августа по декабрь 2006 г.) включал в себя инсталляцию CompanyMedia в Алтайском, Омском и Бурятском филиалах "Сибирьтелекома". Поэтапный запуск работы с основными типами документов осуществлялся на основе уже опробованных нормативных документов. В этом году начинается третий этап внедрения.
Проблемы
Еще на первом этапе при попытках дальнейшей массовой работы пользователей системы с зарегистрированными документами в подразделениях, а также подготовки внутренних распорядительных и исходящих материалов был выявлен ряд проблем, связанных с недостаточной нормативной базой для СЭД. Кроме того, существовало недоверие персонала операторской компании к электронному согласованию документов, в результате чего параллельно готовились и их бумажные варианты.
Это приводило к увеличению времени подготовки, путанице при работе с документом в системе и на бумаге и в результате к неэффективности всей деятельности сотрудников. Дополнительную сложность вызвало новое распределение функций между делопроизводителями отделов, секретарями и сотрудниками канцелярии, к которому они не были готовы.
"Автоматизация документооборота не воспринималась всерьез, никто не ожидал, что проект будет сложным не в плане его технической реализации, а главным образом в плане организационном, - сказал руководитель проекта со стороны компании "ИнтерТраст-Сибирь" Руслан Абушаев. - Пришлось менять всю структуру работы с документами и перераспределять функции между людьми по-новому".
Возникла даже необходимость пересмотреть внутреннюю нормативную базу организации. "Для этого сотрудники заказчика совместно с нашими специалистами провели поэтапную подготовку новых нормативных документов и постепенно вводили их в действие, - продолжил г-н Абушаев. - Особое внимание уделялось тому, на каких этапах ведется работа только с электронным документом и каким образом на его основе создается бумажный оригинал".
В первую очередь было регламентировано прохождение внутренних документов компании (заявок, служебных записок и т. д.), а также распределены функции между делопроизводителями отделов и сотрудниками, занимающимися данными документами. Затем была создана и поэтапно введена в действие нормативная документация для работы с входящими и исходящими документами.
В результате входящие документы стали не только регистрироваться в системе, но также передаваться исполнителям и приниматься ими к исполнению сразу после получения в электронном виде, не дожидаясь поступления бумажного оригинала. Также была четко отработана технология подготовки исходящих документов и продумано распределение новых функций между секретарями и сотрудниками канцелярии при регистрации исходящей корреспонденции.
При подготовке новой нормативной документации для распорядительных документов особое внимание уделялось их согласованию. Закрепление в нормативных документах электронного согласования позволило отказаться от необходимости согласования на бумаге. Кроме того, стала широко использоваться возможность автоматической электронной рассылки распорядительных документов сразу после регистрации, а также ознакомление сотрудников с документом с фиксацией даты и времени.
В системе были реализованы механизмы контроля исполнения документов с использованием СЭД. С этой целью был разработан ряд отчетов для анализа исполнительской дисциплины, позволяющих формировать сводки об исполнении за любые произвольные периоды времени.
Новые задачи СЭД
В ходе проведения проекта возник ряд дополнительных задач в связи с новыми возможностями, которые появились в результате использования CompanyMedia:
- возможность отслеживать сроки согласования различных типов документов позволила проанализировать причины задержки на этапе согласования, сократить его и повысить оперативность работы с документами в целом;
- возможность оценить объемы как корпоративного, так и внутреннего документооборота в пределах генеральной дирекции и филиалов показала необходимость сократить поток бумажных документов.
Модуль “Договоры” в СЭД CompanyMedia
Внедрение CompanyMedia сняло многие проблемы реализации корпоративного документооборота. Филиалы "Сибирьтелекома" расположены по всему Сибирскому региону в разных часовых поясах. Пересылка бумажных документов по почте требует определенных затрат и зачастую занимает много времени. С использованием СЭД появилась возможность автоматически передавать документы получателю сразу после регистрации и принимать их в работу. Процесс передачи электронных документов закреплен в специальном нормативном документе о корпоративном документообороте.
Результаты
На сегодняшний день электронная система документационного обеспечения управления "Сибирьтелекома" является основным инструментом работы с документами и представляет собой пять самостоятельных контуров документооборота и делопроизводства (генеральная дирекция, Новосибирский, Алтайский, Омский и Бурятский филиалы). Она расположена на десяти серверах, к которым подключены 1285 пользователей.
За 2006 г. только в генеральной дирекции зарегистрировано около 18 тыс. входящих, 14 тыс. исходящих и 650 распорядительных документов. С использованием СЭД в ГД за 2006 г. проведено около 21 тыс. согласований документов. Ныне систему обслуживают один администратор в ГД и по два администратора в каждом филиале.
"Использование СЭД позволило отследить и проанализировать сроки согласования документов, а впоследствии значительно их сократить, - отметила начальник службы управления делами "Сибирьтелекома" Людмила Ступень. - Увеличилась оперативность работы с документами, которые теперь передаются между филиалами и генеральной дирекцией сразу после регистрации. Появилась возможность проследить ход исполнения переданного в филиал документа".
В январе 2007 г. в филиалах "Сибирьтелекома" было организовано анкетирование сотрудников с целью анализа результатов опытной эксплуатации СЭД. Среди отзывов сотрудников можно отметить следующее:
- уменьшилась необходимость для служащих самостоятельно носить бумажные документы на подпись (согласование, рассмотрение). Это преимущество было особенно отмечено в филиалах, где сотрудники находятся в разных зданиях, нередко далеко расположенных от основного, административного;
- появилась возможность быстрого поиска нужного документа, в результате чего увеличилась оперативность работы;
- увеличилась скорость передачи документов между филиалами и генеральной дирекцией, в большинстве случаев исчезла необходимость отправлять бумажный документ.
Развитие проекта
"В настоящий момент в генеральной дирекции ведется работа над модулем "Договоры", - сообщил г-н Абушаев. - Одной из особенностей документооборота заказчика является большой поток договоров, поступающих на согласование из филиалов в дирекцию. Отправка бумажных договоров, их регистрация в генеральной дирекции, согласование и последующий возврат занимают длительное время. Автоматизация данного процесса - критически важная задача".
В нынешнем году планируется начать внедрение СЭД в шести оставшихся филиалах "Сибирьтелекома" - Томском, Кемеровском, Красноярском, Хакасском, Читинском и Иркутском, где система будет развернута на 12 серверах с подключением около 900 пользователей.
Также в перспективе намечено внедрение CompanyMedia в региональных структурных подразделениях филиалов, для того чтобы использовать функцию корпоративного документооборота не только между филиалами и генеральной дирекцией "Сибирьтелекома", но также между филиалами и их структурными подразделениями, которых в настоящее время по Сибирскому региону насчитывается около 180.
CompanyMedia сейчас эксплуатируется уже не только в "Сибирьтелекоме", но и в некоторых других межрегиональных компаниях (МРК) "Связьинвеста": в "Северо-Западном Телекоме", а на уровне управлений делами - в "Дальсвязи" и "ВолгаТелекоме". Но электронное взаимодействие посредством СЭД между этими МРК "Связьинвеста" пока не осуществляется и о полнофункциональном ее внедрении в холдинге вопрос пока не ставится. Вероятно, сказывается отсутствие единой технической политики госпредприятия в области развития ИКТ, но возможно, что это дело будущего, поскольку здесь еще много организационных и иных проблем.
